Birotică Giurgiu

Dacă tocmai aţi înfiinţat o companie sau chiar dacă aveţi o companie care îşi desfăşoară activitatea de o perioadă mai lungă de timp, una dintre preocupările dumneavoastră principale va fi birotica. Acest aspect este foarte important, motiv pentru care va trebui să fie tratat cu regularitate, fiind necesară o informare iniţială amănunţită.

Ginel Comimpex Srl
(072) 220-9531
Com. Joita
Joiţa
 
Nicol Srl
(072) 250-4413
Str. Prunilor Nr: 3
Mihăileşti
 

Birotică

Imagine de ansamblu

~Imagine de ansamblu^ Calitatea şi cantitatea articolelor dumneavoastră de birotică vor reprezenta un factor major, ce va influenţa eficienţa funcţionării companiei dumneavoastră. Găsirea furnizorilor de birotică este un proces destul de îndelungat care presupune un studiu detaliat al pieţei şi a cărui importanţă nu trebuie niciodată desconsiderată. Principalele aspecte pe care trebuie să le aveţi în vedere în momentul alegerii articolelor dumneavoastră de birotică sunt calitatea, costul şi fiabilitatea. Există numeroase companii care se ocupă cu vânzarea echipamentelor de birotică şi papetărie care vor dori să lucreze cu dumneavoastră, ceea ce presupune o plajă mare de opţiuni din care să faceţi o alegere, dar şi negocieri îndelungate. Găsirea unui furnizor bun încă de la început este o opţiune profitabilă pe termen lung, ce vă va scuti de multe neplăceri, astfel încât modul în care abordaţi iniţial problema este extrem de important. . Veţi discuta cu furnizori ce oferă articole de birotică de mari dimensiuni şi mobilier, dar şi articole mici de birotică şi papetărie, iar cel mai probabil veţi apela la serviciile mai multor astfel de furnizori. Vor trebui încheiate contracte şi va trebui să luaţi decizii în acest sens, fiind probabil implicate numeroase persoane în acest proces. În final, obiectivul dumneavoastră trebuie să constea în dezvoltarea unor relaţii cu furnizorii ce pot oferi beneficii substanţiale companiei şi angajaţilor dumneavoastră. ~Articole mari de birotică^ Atunci când sunteţi interesaţi de procurarea articolelor de birotică şi papetărie, există în mod general două tipuri de astfel de echipamente: de dimensiuni mari, cum ar fi calculatoare, faxurile, mobilierul de birou şi copiatoarele; şi articole de dimensiuni mici cum ar fi hârtia, pixurile, stilourile, agrafele şi capsatoarele. Deşi articolele de papetărie trebuie reînnoite des, echipamentele de birou de mari dimensiuni şi mobilierul au o durată de viaţă mai lungă. Mobilierul de birou de bună calitate trebuie să reziste la utilizare normală pe o perioadă de mai mulţi ani. Din păcate, însă, tehnologia curentă ce progresează într-un ritm alert face ca echipamentele de birou electronice să iasă din uz mai repede decât am dori, însă echipamente precum calculatoarele pot fi folosite pentru cel puţin doi ani înainte ca acestea să necesite înlocuirea. Atunci când vine vorba despre echipamente de birou de mari dimensiuni, numeroase companii recurg la serviciile mai multor furnizori. Unul dintre furnizori poate fi utilizat pentru calculatoare - computerele sunt câteodată cumpărate sau închiriate direct de la producători - alt furnizor poate fi responsabil pentru mobilier, iar altul pentru copiatoare. Pentru echipamente de birou de mari dimensiuni, acest lucru nu este neobişnuit, şi puteţi beneficia de oferte mai bune dacă închiriaţi sau cumpăraţi în acest mod. Comparaţi ofertele pe care vi le oferă producătorii cu cele primite din partea marilor distribuitori. Poate fi nevoie de o analiză amănunţită a sumelor aferente pentru a stabili furnizorul de la care veţi achiziţiona anumite echipamente de birou, însă această analiză vă va scuti mulţi bani pe termen lung. ~Articole mici de papetărie^ În mod evident, cele mai multe companii pot procura articolele mici de papetărie de la un singur furnizor, fapt ce poate uşura substanţial efortul depus în acest sens. Cel mai important aspect cu care vă veţi confrunta este selectarea articolelor care vă sunt necesare şi alegerea furnizorului potrivit pentru acestea. Este recomandabil să stabiliţi necesarul de papetărie în avans, înainte de a discuta cu furnizorii. Deşi reprezentanţii firmelor de birotică şi papetărie vor fi mai mult decât încântaţi să discute cu dumneavoastră cu privire la ceea ce ar trebui să comandaţi pentru companie, vânzători insistenţi vă pot îndemna să cumpăraţi şi articole de care nu aveţi neapărată nevoie. Ştiind ce aveţi nevoie înainte de a iniţia discuţia poate uşura procesul, deşi nu este o idee rea să ascultaţi şi sugestiile reprezentaţilor acestor firme. Începeţi prin a face un inventar al angajaţilor şi al departamentelor dumneavoastră. De ce are nevoie fiecare angajat pentru a-şi îndeplini atribuţiile cu eficienţă în fiecare zi? Care sunt articolele de papetărie şi birotică necesare unor departamente specifice? Inventarul dumneavoastră trebuie să constea în produsele pe care le utilizează angajatul tipic sau un departament într-o zi normală, plus articole suplimentare pentru zilele cu un volum ridicat de lucru. Faceţi estimări peste valorile standard, întotdeauna, într-o anumită măsură - articolele mici de papetărie sunt de regulă neperisabile şi este mai bine să dispuneţi de mai mult decât aveţi nevoie, decât să fiţi puşi în situaţia de a plasa comenzi speciale în cazul în care se termină anumite consumabile. Nu trebuie să cumpăraţi prea mult; doar cantităţi suficiente pentru a vă pregăti în cazul unor evenimente neprevăzute. Odată ce aveţi o listă rezonabilă de articole de papetărie şi birotică care vă sunt necesare, cât şi suma pe care sunteţi pregătiţi să o alocaţi în acest sens, sunteţi pregătiţi să abordaţi furnizorii. ~Alegerea furnizorilor^ Un aspect pozitiv al procesului de alegere a unui furnizor de papetărie şi birotică pentru compania dumneavoastră este că sunteţi de regulă în avantaj. Furnizarea unor astfel de articole companiilor poate fi o afacere extrem de competitivă şi se poate ajunge la un concurs de oferte pentru firma dumneavoastră. Desigur, va trebui să vă ocupaţi de sarcina ce vă revine, respectiv de înştiinţarea acestor furnizori cu privire la faptul că firma dumneavoastră se află în căutare de un furnizor şi că aveţi în vedere o serie de opţiuni. Nu eliminaţi Internetul de pe lista resurselor de care vă puteţi folosi pentru a identifica firma sau firmele potrivite pentru a vă furniza articole de papetărie şi birotică. Aproape fiecare astfel de companie are un site web în ziua de astăzi, şi este mai mult decât acceptabil să căutaţi pe Internet o listă de furnizori cu care credeţi că aţi putea avea o colaborare profitabilă. Multe dintre aceste companii vor avea şi formulare online pe care le puteţi completa în vederea plasării unei comenzi pe Internet, însă acesta nu este modul în care trebuie să procedaţi la început. Consultaţi site-urile lor web, vedeţi în ce constă oferta lor şi notaţi numerele de telefon ale departamentelor lor de vânzări. ~Stabilirea unei relaţii cu furnizorii dumneavoastră^ Atunci când alegeţi firmele pe care doriţi să le utilizaţi pentru furnizarea articolelor de birotică şi papetărie, veţi discuta probabil la început cu reprezentanţii lor de vânzări, însă ideal ar fi să mergeţi mai departe de atât. Chiar dacă reprezentaţii vor fi, probabil, complet informaţi cu privire la ce vă pot oferi, este recomandabil să discutaţi cu persoane din funcţii mai înalte legat de contracte sau reduceri, pentru a obţine o imagine mai clară asupra modului în care va decurge relaţia dintre compania dumneavoastră şi furnizorul respectiv. Există o serie de aspecte ce trebuie luate în considerare în momentul în care stabiliţi o relaţie cu compania care vă va furniza articole de birotică şi papetărie, indiferent de dimensiunea acestor echipamente. Pe cât posibil, încercaţi să vă întâlniţi direct cu persoanele responsabile pentru modul în care va decurge relaţia cu compania dumneavoastră. Începeţi de la reprezentaţii de vânzări, însă încercaţi să încheiaţi contractele finale cu persoane din conducere. Va trebui să discutaţi despre condiţii contractuale, metode de livrare, reduceri pentru comenzi substanţiale şi alte probleme legate de abilitatea furnizorului de a face faţă nevoilor companiei dumneavoastră pe măsură ce se dezvoltă şi se extinde. Aflaţi cine ia deciziile finale şi întâlniţi-vă cu aceste persoane pentru a discuta toate detaliile, punând, bineînţeles, totul pe hârtie. Acest proces poate fi unul destul de îndelungat la început, însă stabilirea unei relaţii potrivite cu furnizorul de birotică şi papetărie va uşura substanţial lucrurile în viitor. Încercaţi să rămâneţi la curent cu toate schimbările din conducerea companiei care vă furnizează articole de birotică şi papetărie, pentru a şti întotdeauna cu cine trebuie să discutaţi. ~Negocierea cu furnizorii^ Înainte de a lua decizii finale cu privire la furnizorii dumneavoastră de birotică şi papetărie, şi înainte de a semna orice documente, va trebui să negociaţi cu furnizorii dumneavoastră. Este esenţial să vă amintiţi faptul că există întotdeauna loc pentru negociere, indiferent de ceea ce vă spune furnizorul iniţial. Din moment ce distribuirea articolelor de birotică şi papetărie este un domeniu atât de competitiv, aveţi un avantaj semnificativ. Veţi începe negocierea, cel mai probabil, de la preţul de bază al produselor şi al serviciului de livrare şi veţi discuta ulterior pe marginea acestora. Înainte de a demara negocierile, notaţi-vă câteva aspecte cheie pe care doriţi să le discutaţi. Veţi putea obţine reduceri dacă plasaţi o comandă de o anumită valoare la un moment dat? Cât de mare trebuie să fie o comandă pentru a obţine o reducere? Dacă semnaţi un contract pe o perioadă mai lungă de timp, şi îl încheiaţi pe doi ani şi nu pe unul, va conta acest lucru în momentul stabilirii preţurilor? Asiguraţi-vă de faptul că potenţialii furnizori sunt informaţi de faptul că veţi compara oferitele primite din partea mai multor companii înainte de a semna un contract. Trebuie să ştiţi că furnizorii de articole de birotică şi papetărie se vor aştepta să negocieze, chiar dacă nu vor menţiona acest lucru de la început. Dacă nu credeţi că dispuneţi de nişte calităţi de negociator dezvoltate, găsiţi angajaţi din cadrul companiei dumneavoastră care au experienţă în acest domeniu şi ascultaţi sfaturile acestora sau includeţi-i în procesul de negociere. Acest lucru nu vă va conferi un avantaj imediat, însă poate reprezenta o experienţă utilă pentru negocieri ulterioare. Înainte de a semna documentele finale, rugaţi avocatul firmei să revizuiască toate contractele şi acordurile. Toate aceste măsuri pot părea complicate la prima vedere, pentru comandarea unor articole de papetărie şi birotică, dar trebuie să aveţi în vedere faptul că succesul companiei dumneavoastră depinde în mare măsură de consumabilele şi echipamentele pe care le utilizaţi. ~Este recomandabil să utilizaţi metoda gestionării inventarului de către furnizor?^ „Gestionarea inventarului de către furnizor” reprezintă o metodă folosită câteodată de companii şi furnizorii lor de birotică şi papetărie - de regulă firmele mai mici ce distribuie astfel de echipamente de birou şi nu cele de mari dimensiuni. Folosind această metodă, compania care furnizează articolele de birotică şi papetărie îşi asumă un rol mult mai mare legat de când şi ce trebuie să comande pentru clienţii lor. Utilizând această metodă, furnizorul păstrează un inventar detaliat al consumabilelor dumneavoastră şi, prin contactul periodic cu angajaţii dumneavoastră responsabili pentru inventar, va stabili data şi cantitatea produselor ce vă vor fi livrate. Compania şi furnizorul său comunică în principal prin mijloace electronice cu privire la informaţii legate de birotică şi papetărie, iar furnizorul este acela care studiază datele şi determină cantitatea de produse şi va fi livrată ulterior, cât şi data efectuării unor astfel de livrări. Acest lucru reduce presiunea cu care se confruntă personalul societăţii care achiziţionează produsele. Numeroşi experţi consideră că acest tip de inventar, gestionat de furnizor, poate reduce riscul unor insuficienţe de produse, protejând în acelaşi timp compania împotriva unor stocuri prea mari sau unui inventar prea mare, la un anumit moment. Dacă aveţi în vedere recurgerea la gestionarea inventarului de către furnizor, trebuie să solicitaţi introducerea unei clauze în contractul dumneavoastră, care să menţioneze faptul că, în cazul în care compania ce vă asigură acest serviciu supraestimează necesarul de produse de birotică şi papetărie, va fi obligată să cumpere înapoi surplusul. Acest lucru este în mod special important dacă necesităţile dumneavoastră legate de astfel de produse scad şi rămâneţi dintr-o dată cu un stoc de produse pe care aţi putea să nu le utilizaţi în viitor.

Articole mari de birotică

~Imagine de ansamblu^ Calitatea şi cantitatea articolelor dumneavoastră de birotică vor reprezenta un factor major, ce va influenţa eficienţa funcţionării companiei dumneavoastră. Găsirea furnizorilor de birotică este un proces destul de îndelungat care presupune un studiu detaliat al pieţei şi a cărui importanţă nu trebuie niciodată desconsiderată. Principalele aspecte pe care trebuie să le aveţi în vedere în momentul alegerii articolelor dumneavoastră de birotică sunt calitatea, costul şi fiabilitatea. Există numeroase companii care se ocupă cu vânzarea echipamentelor de birotică şi papetărie care vor dori să lucreze cu dumneavoastră, ceea ce presupune o plajă mare de opţiuni din care să faceţi o alegere, dar şi negocieri îndelungate. Găsirea unui furnizor bun încă de la început este o opţiune profitabilă pe termen lung, ce vă va scuti de multe neplăceri, astfel încât modul în care abordaţi iniţial problema este extrem de important. . Veţi discuta cu furnizori ce oferă articole de birotică de mari dimensiuni şi mobilier, dar şi articole mici de birotică şi papetărie, iar cel mai probabil veţi apela la serviciile mai multor astfel de furnizori. Vor trebui încheiate contracte şi va trebui să luaţi decizii în acest sens, fiind probabil implicate numeroase persoane în acest proces. În final, obiectivul dumneavoastră trebuie să constea în dezvoltarea unor relaţii cu furnizorii ce pot oferi beneficii substanţiale companiei şi angajaţilor dumneavoastră. ~Articole mari de birotică^ Atunci când sunteţi interesaţi de procurarea articolelor de birotică şi papetărie, există în mod general două tipuri de astfel de echipamente: de dimensiuni mari, cum ar fi calculatoare, faxurile, mobilierul de birou şi copiatoarele; şi articole de dimensiuni mici cum ar fi hârtia, pixurile, stilourile, agrafele şi capsatoarele. Deşi articolele de papetărie trebuie reînnoite des, echipamentele de birou de mari dimensiuni şi mobilierul au o durată de viaţă mai lungă. Mobilierul de birou de bună calitate trebuie să reziste la utilizare normală pe o perioadă de mai mulţi ani. Din păcate, însă, tehnologia curentă ce progresează într-un ritm alert face ca echipamentele de birou electronice să iasă din uz mai repede decât am dori, însă echipamente precum calculatoarele pot fi folosite pentru cel puţin doi ani înainte ca acestea să necesite înlocuirea. Atunci când vine vorba despre echipamente de birou de mari dimensiuni, numeroase companii recurg la serviciile mai multor furnizori. Unul dintre furnizori poate fi utilizat pentru calculatoare - computerele sunt câteodată cumpărate sau închiriate direct de la producători - alt furnizor poate fi responsabil pentru mobilier, iar altul pentru copiatoare. Pentru echipamente de birou de mari dimensiuni, acest lucru nu este neobişnuit, şi puteţi beneficia de oferte mai bune dacă închiriaţi sau cumpăraţi în acest mod. Comparaţi ofertele pe care vi le oferă producătorii cu cele primite din partea marilor distribuitori. Poate fi nevoie de o analiză amănunţită a sumelor aferente pentru a stabili furnizorul de la care veţi achiziţiona anumite echipamente de birou, însă această analiză vă va scuti mulţi bani pe termen lung. ~Articole mici de papetărie^ În mod evident, cele mai multe companii pot procura articolele mici de papetărie de la un singur furnizor, fapt ce poate uşura substanţial efortul depus în acest sens. Cel mai important aspect cu care vă veţi confrunta este selectarea articolelor care vă sunt necesare şi alegerea furnizorului potrivit pentru acestea. Este recomandabil să stabiliţi necesarul de papetărie în avans, înainte de a discuta cu furnizorii. Deşi reprezentanţii firmelor de birotică şi papetărie vor fi mai mult decât încântaţi să discute cu dumneavoastră cu privire la ceea ce ar trebui să comandaţi pentru companie, vânzători insistenţi vă pot îndemna să cumpăraţi şi articole de care nu aveţi neapărată nevoie. Ştiind ce aveţi nevoie înainte de a iniţia discuţia poate uşura procesul, deşi nu este o idee rea să ascultaţi şi sugestiile reprezentaţilor acestor firme. Începeţi prin a face un inventar al angajaţilor şi al departamentelor dumneavoastră. De ce are nevoie fiecare angajat pentru a-şi îndeplini atribuţiile cu eficienţă în fiecare zi? Care sunt articolele de papetărie şi birotică necesare unor departamente specifice? Inventarul dumneavoastră trebuie să constea în produsele pe care le utilizează angajatul tipic sau un departament într-o zi normală, plus articole suplimentare pentru zilele cu un volum ridicat de lucru. Faceţi estimări peste valorile standard, întotdeauna, într-o anumită măsură - articolele mici de papetărie sunt de regulă neperisabile şi este mai bine să dispuneţi de mai mult decât aveţi nevoie, decât să fiţi puşi în situaţia de a plasa comenzi speciale în cazul în care se termină anumite consumabile. Nu trebuie să cumpăraţi prea mult; doar cantităţi suficiente pentru a vă pregăti în cazul unor evenimente neprevăzute. Odată ce aveţi o listă rezonabilă de articole de papetărie şi birotică care vă sunt necesare, cât şi suma pe care sunteţi pregătiţi să o alocaţi în acest sens, sunteţi pregătiţi să abordaţi furnizorii. ~Alegerea furnizorilor^ Un aspect pozitiv al procesului de alegere a unui furnizor de papetărie şi birotică pentru compania dumneavoastră este că sunteţi de regulă în avantaj. Furnizarea unor astfel de articole companiilor poate fi o afacere extrem de competitivă şi se poate ajunge la un concurs de oferte pentru firma dumneavoastră. Desigur, va trebui să vă ocupaţi de sarcina ce vă revine, respectiv de înştiinţarea acestor furnizori cu privire la faptul că firma dumneavoastră se află în căutare de un furnizor şi că aveţi în vedere o serie de opţiuni. Nu eliminaţi Internetul de pe lista resurselor de care vă puteţi folosi pentru a identifica firma sau firmele potrivite pentru a vă furniza articole de papetărie şi birotică. Aproape fiecare astfel de companie are un site web în ziua de astăzi, şi este mai mult decât acceptabil să căutaţi pe Internet o listă de furnizori cu care credeţi că aţi putea avea o colaborare profitabilă. Multe dintre aceste companii vor avea şi formulare online pe care le puteţi completa în vederea plasării unei comenzi pe Internet, însă acesta nu este modul în care trebuie să procedaţi la început. Consultaţi site-urile lor web, vedeţi în ce constă oferta lor şi notaţi numerele de telefon ale departamentelor lor de vânzări. ~Stabilirea unei relaţii cu furnizorii dumneavoastră^ Atunci când alegeţi firmele pe care doriţi să le utilizaţi pentru furnizarea articolelor de birotică şi papetărie, veţi discuta probabil la început cu reprezentanţii lor de vânzări, însă ideal ar fi să mergeţi mai departe de atât. Chiar dacă reprezentaţii vor fi, probabil, complet informaţi cu privire la ce vă pot oferi, este recomandabil să discutaţi cu persoane din funcţii mai înalte legat de contracte sau reduceri, pentru a obţine o imagine mai clară asupra modului în care va decurge relaţia dintre compania dumneavoastră şi furnizorul respectiv. Există o serie de aspecte ce trebuie luate în considerare în momentul în care stabiliţi o relaţie cu compania care vă va furniza articole de birotică şi papetărie, indiferent de dimensiunea acestor echipamente. Pe cât posibil, încercaţi să vă întâlniţi direct cu persoanele responsabile pentru modul în care va decurge relaţia cu compania dumneavoastră. Începeţi de la reprezentaţii de vânzări, însă încercaţi să încheiaţi contractele finale cu persoane din conducere. Va trebui să discutaţi despre condiţii contractuale, metode de livrare, reduceri pentru comenzi substanţiale şi alte probleme legate de abilitatea furnizorului de a face faţă nevoilor companiei dumneavoastră pe măsură ce se dezvoltă şi se extinde. Aflaţi cine ia deciziile finale şi întâlniţi-vă cu aceste persoane pentru a discuta toate detaliile, punând, bineînţeles, totul pe hârtie. Acest proces poate fi unul destul de îndelungat la început, însă stabilirea unei relaţii potrivite cu furnizorul de birotică şi papetărie va uşura substanţial lucrurile în viitor. Încercaţi să rămâneţi la curent cu toate schimbările din conducerea companiei care vă furnizează articole de birotică şi papetărie, pentru a şti întotdeauna cu cine trebuie să discutaţi. ~Negocierea cu furnizorii^ Înainte de a lua decizii finale cu privire la furnizorii dumneavoastră de birotică şi papetărie, şi înainte de a semna orice documente, va trebui să negociaţi cu furnizorii dumneavoastră. Este esenţial să vă amintiţi faptul că există întotdeauna loc pentru negociere, indiferent de ceea ce vă spune furnizorul iniţial. Din moment ce distribuirea articolelor de birotică şi papetărie este un domeniu atât de competitiv, aveţi un avantaj semnificativ. Veţi începe negocierea, cel mai probabil, de la preţul de bază al produselor şi al serviciului de livrare şi veţi discuta ulterior pe marginea acestora. Înainte de a demara negocierile, notaţi-vă câteva aspecte cheie pe care doriţi să le discutaţi. Veţi putea obţine reduceri dacă plasaţi o comandă de o anumită valoare la un moment dat? Cât de mare trebuie să fie o comandă pentru a obţine o reducere? Dacă semnaţi un contract pe o perioadă mai lungă de timp, şi îl încheiaţi pe doi ani şi nu pe unul, va conta acest lucru în momentul stabilirii preţurilor? Asiguraţi-vă de faptul că potenţialii furnizori sunt informaţi de faptul că veţi compara oferitele primite din partea mai multor companii înainte de a semna un contract. Trebuie să ştiţi că furnizorii de articole de birotică şi papetărie se vor aştepta să negocieze, chiar dacă nu vor menţiona acest lucru de la început. Dacă nu credeţi că dispuneţi de nişte calităţi de negociator dezvoltate, găsiţi angajaţi din cadrul companiei dumneavoastră care au experienţă în acest domeniu şi ascultaţi sfaturile acestora sau includeţi-i în procesul de negociere. Acest lucru nu vă va conferi un avantaj imediat, însă poate reprezenta o experienţă utilă pentru negocieri ulterioare. Înainte de a semna documentele finale, rugaţi avocatul firmei să revizuiască toate contractele şi acordurile. Toate aceste măsuri pot părea complicate la prima vedere, pentru comandarea unor articole de papetărie şi birotică, dar trebuie să aveţi în vedere faptul că succesul companiei dumneavoastră depinde în mare măsură de consumabilele şi echipamentele pe care le utilizaţi. ~Este recomandabil să utilizaţi metoda gestionării inventarului de către furnizor?^ „Gestionarea inventarului de către furnizor” reprezintă o metodă folosită câteodată de companii şi furnizorii lor de birotică şi papetărie - de regulă firmele mai mici ce distribuie astfel de echipamente de birou şi nu cele de mari dimensiuni. Folosind această metodă, compania care furnizează articolele de birotică şi papetărie îşi asumă un rol mult mai mare legat de când şi ce trebuie să comande pentru clienţii lor. Utilizând această metodă, furnizorul păstrează un inventar detaliat al consumabilelor dumneavoastră şi, prin contactul periodic cu angajaţii dumneavoastră responsabili pentru inventar, va stabili data şi cantitatea produselor ce vă vor fi livrate. Compania şi furnizorul său comunică în principal prin mijloace electronice cu privire la informaţii legate de birotică şi papetărie, iar furnizorul este acela care studiază datele şi determină cantitatea de produse şi va fi livrată ulterior, cât şi data efectuării unor astfel de livrări. Acest lucru reduce presiunea cu care se confruntă personalul societăţii care achiziţionează produsele. Numeroşi experţi consideră că acest tip de inventar, gestionat de furnizor, poate reduce riscul unor insuficienţe de produse, protejând în acelaşi timp compania împotriva unor stocuri prea mari sau unui inventar prea mare, la un anumit moment. Dacă aveţi în vedere recurgerea la gestionarea inventarului de către furnizor, trebuie să solicitaţi introducerea unei clauze în contractul dumneavoastră, care să menţioneze faptul că, în cazul în care compania ce vă asigură acest serviciu supraestimează necesarul de produse de birotică şi papetărie, va fi obligată să cumpere înapoi surplusul. Acest lucru este în mod special important dacă necesităţile dumneavoastră legate de astfel de produse scad şi rămâneţi dintr-o dată cu un stoc de produse pe care aţi putea să nu le utilizaţi în viitor.

Articole mici de papetărie

~Imagine de ansamblu^ Calitatea şi cantitatea articolelor dumneavoastră de birotică vor reprezenta un factor major, ce va influenţa eficienţa funcţionării companiei dumneavoastră. Găsirea furnizorilor de birotică este un proces destul de îndelungat care presupune un studiu detaliat al pieţei şi a cărui importanţă nu trebuie niciodată desconsiderată. Principalele aspecte pe care trebuie să le aveţi în vedere în momentul alegerii articolelor dumneavoastră de birotică sunt calitatea, costul şi fiabilitatea. Există numeroase companii care se ocupă cu vânzarea echipamentelor de birotică şi papetărie care vor dori să lucreze cu dumneavoastră, ceea ce presupune o plajă mare de opţiuni din care să faceţi o alegere, dar şi negocieri îndelungate. Găsirea unui furnizor bun încă de la început este o opţiune profitabilă pe termen lung, ce vă va scuti de multe neplăceri, astfel încât modul în care abordaţi iniţial problema este extrem de important. . Veţi discuta cu furnizori ce oferă articole de birotică de mari dimensiuni şi mobilier, dar şi articole mici de birotică şi papetărie, iar cel mai probabil veţi apela la serviciile mai multor astfel de furnizori. Vor trebui încheiate contracte şi va trebui să luaţi decizii în acest sens, fiind probabil implicate numeroase persoane în acest proces. În final, obiectivul dumneavoastră trebuie să constea în dezvoltarea unor relaţii cu furnizorii ce pot oferi beneficii substanţiale companiei şi angajaţilor dumneavoastră. ~Articole mari de birotică^ Atunci când sunteţi interesaţi de procurarea articolelor de birotică şi papetărie, există în mod general două tipuri de astfel de echipamente: de dimensiuni mari, cum ar fi calculatoare, faxurile, mobilierul de birou şi copiatoarele; şi articole de dimensiuni mici cum ar fi hârtia, pixurile, stilourile, agrafele şi capsatoarele. Deşi articolele de papetărie trebuie reînnoite des, echipamentele de birou de mari dimensiuni şi mobilierul au o durată de viaţă mai lungă. Mobilierul de birou de bună calitate trebuie să reziste la utilizare normală pe o perioadă de mai mulţi ani. Din păcate, însă, tehnologia curentă ce progresează într-un ritm alert face ca echipamentele de birou electronice să iasă din uz mai repede decât am dori, însă echipamente precum calculatoarele pot fi folosite pentru cel puţin doi ani înainte ca acestea să necesite înlocuirea. Atunci când vine vorba despre echipamente de birou de mari dimensiuni, numeroase companii recurg la serviciile mai multor furnizori. Unul dintre furnizori poate fi utilizat pentru calculatoare - computerele sunt câteodată cumpărate sau închiriate direct de la producători - alt furnizor poate fi responsabil pentru mobilier, iar altul pentru copiatoare. Pentru echipamente de birou de mari dimensiuni, acest lucru nu este neobişnuit, şi puteţi beneficia de oferte mai bune dacă închiriaţi sau cumpăraţi în acest mod. Comparaţi ofertele pe care vi le oferă producătorii cu cele primite din partea marilor distribuitori. Poate fi nevoie de o analiză amănunţită a sumelor aferente pentru a stabili furnizorul de la care veţi achiziţiona anumite echipamente de birou, însă această analiză vă va scuti mulţi bani pe termen lung. ~Articole mici de papetărie^ În mod evident, cele mai multe companii pot procura articolele mici de papetărie de la un singur furnizor, fapt ce poate uşura substanţial efortul depus în acest sens. Cel mai important aspect cu care vă veţi confrunta este selectarea articolelor care vă sunt necesare şi alegerea furnizorului potrivit pentru acestea. Este recomandabil să stabiliţi necesarul de papetărie în avans, înainte de a discuta cu furnizorii. Deşi reprezentanţii firmelor de birotică şi papetărie vor fi mai mult decât încântaţi să discute cu dumneavoastră cu privire la ceea ce ar trebui să comandaţi pentru companie, vânzători insistenţi vă pot îndemna să cumpăraţi şi articole de care nu aveţi neapărată nevoie. Ştiind ce aveţi nevoie înainte de a iniţia discuţia poate uşura procesul, deşi nu este o idee rea să ascultaţi şi sugestiile reprezentaţilor acestor firme. Începeţi prin a face un inventar al angajaţilor şi al departamentelor dumneavoastră. De ce are nevoie fiecare angajat pentru a-şi îndeplini atribuţiile cu eficienţă în fiecare zi? Care sunt articolele de papetărie şi birotică necesare unor departamente specifice? Inventarul dumneavoastră trebuie să constea în produsele pe care le utilizează angajatul tipic sau un departament într-o zi normală, plus articole suplimentare pentru zilele cu un volum ridicat de lucru. Faceţi estimări peste valorile standard, întotdeauna, într-o anumită măsură - articolele mici de papetărie sunt de regulă neperisabile şi este mai bine să dispuneţi de mai mult decât aveţi nevoie, decât să fiţi puşi în situaţia de a plasa comenzi speciale în cazul în care se termină anumite consumabile. Nu trebuie să cumpăraţi prea mult; doar cantităţi suficiente pentru a vă pregăti în cazul unor evenimente neprevăzute. Odată ce aveţi o listă rezonabilă de articole de papetărie şi birotică care vă sunt necesare, cât şi suma pe care sunteţi pregătiţi să o alocaţi în acest sens, sunteţi pregătiţi să abordaţi furnizorii. ~Alegerea furnizorilor^ Un aspect pozitiv al procesului de alegere a unui furnizor de papetărie şi birotică pentru compania dumneavoastră este că sunteţi de regulă în avantaj. Furnizarea unor astfel de articole companiilor poate fi o afacere extrem de competitivă şi se poate ajunge la un concurs de oferte pentru firma dumneavoastră. Desigur, va trebui să vă ocupaţi de sarcina ce vă revine, respectiv de înştiinţarea acestor furnizori cu privire la faptul că firma dumneavoastră se află în căutare de un furnizor şi că aveţi în vedere o serie de opţiuni. Nu eliminaţi Internetul de pe lista resurselor de care vă puteţi folosi pentru a identifica firma sau firmele potrivite pentru a vă furniza articole de papetărie şi birotică. Aproape fiecare astfel de companie are un site web în ziua de astăzi, şi este mai mult decât acceptabil să căutaţi pe Internet o listă de furnizori cu care credeţi că aţi putea avea o colaborare profitabilă. Multe dintre aceste companii vor avea şi formulare online pe care le puteţi completa în vederea plasării unei comenzi pe Internet, însă acesta nu este modul în care trebuie să procedaţi la început. Consultaţi site-urile lor web, vedeţi în ce constă oferta lor şi notaţi numerele de telefon ale departamentelor lor de vânzări. ~Stabilirea unei relaţii cu furnizorii dumneavoastră^ Atunci când alegeţi firmele pe care doriţi să le utilizaţi pentru furnizarea articolelor de birotică şi papetărie, veţi discuta probabil la început cu reprezentanţii lor de vânzări, însă ideal ar fi să mergeţi mai departe de atât. Chiar dacă reprezentaţii vor fi, probabil, complet informaţi cu privire la ce vă pot oferi, este recomandabil să discutaţi cu persoane din funcţii mai înalte legat de contracte sau reduceri, pentru a obţine o imagine mai clară asupra modului în care va decurge relaţia dintre compania dumneavoastră şi furnizorul respectiv. Există o serie de aspecte ce trebuie luate în considerare în momentul în care stabiliţi o relaţie cu compania care vă va furniza articole de birotică şi papetărie, indiferent de dimensiunea acestor echipamente. Pe cât posibil, încercaţi să vă întâlniţi direct cu persoanele responsabile pentru modul în care va decurge relaţia cu compania dumneavoastră. Începeţi de la reprezentaţii de vânzări, însă încercaţi să încheiaţi contractele finale cu persoane din conducere. Va trebui să discutaţi despre condiţii contractuale, metode de livrare, reduceri pentru comenzi substanţiale şi alte probleme legate de abilitatea furnizorului de a face faţă nevoilor companiei dumneavoastră pe măsură ce se dezvoltă şi se extinde. Aflaţi cine ia deciziile finale şi întâlniţi-vă cu aceste persoane pentru a discuta toate detaliile, punând, bineînţeles, totul pe hârtie. Acest proces poate fi unul destul de îndelungat la început, însă stabilirea unei relaţii potrivite cu furnizorul de birotică şi papetărie va uşura substanţial lucrurile în viitor. Încercaţi să rămâneţi la curent cu toate schimbările din conducerea companiei care vă furnizează articole de birotică şi papetărie, pentru a şti întotdeauna cu cine trebuie să discutaţi. ~Negocierea cu furnizorii^ Înainte de a lua decizii finale cu privire la furnizorii dumneavoastră de birotică şi papetărie, şi înainte de a semna orice documente, va trebui să negociaţi cu furnizorii dumneavoastră. Este esenţial să vă amintiţi faptul că există întotdeauna loc pentru negociere, indiferent de ceea ce vă spune furnizorul iniţial. Din moment ce distribuirea articolelor de birotică şi papetărie este un domeniu atât de competitiv, aveţi un avantaj semnificativ. Veţi începe negocierea, cel mai probabil, de la preţul de bază al produselor şi al serviciului de livrare şi veţi discuta ulterior pe marginea acestora. Înainte de a demara negocierile, notaţi-vă câteva aspecte cheie pe care doriţi să le discutaţi. Veţi putea obţine reduceri dacă plasaţi o comandă de o anumită valoare la un moment dat? Cât de mare trebuie să fie o comandă pentru a obţine o reducere? Dacă semnaţi un contract pe o perioadă mai lungă de timp, şi îl încheiaţi pe doi ani şi nu pe unul, va conta acest lucru în momentul stabilirii preţurilor? Asiguraţi-vă de faptul că potenţialii furnizori sunt informaţi de faptul că veţi compara oferitele primite din partea mai multor companii înainte de a semna un contract. Trebuie să ştiţi că furnizorii de articole de birotică şi papetărie se vor aştepta să negocieze, chiar dacă nu vor menţiona acest lucru de la început. Dacă nu credeţi că dispuneţi de nişte calităţi de negociator dezvoltate, găsiţi angajaţi din cadrul companiei dumneavoastră care au experienţă în acest domeniu şi ascultaţi sfaturile acestora sau includeţi-i în procesul de negociere. Acest lucru nu vă va conferi un avantaj imediat, însă poate reprezenta o experienţă utilă pentru negocieri ulterioare. Înainte de a semna documentele finale, rugaţi avocatul firmei să revizuiască toate contractele şi acordurile. Toate aceste măsuri pot părea complicate la prima vedere, pentru comandarea unor articole de papetărie şi birotică, dar trebuie să aveţi în vedere faptul că succesul companiei dumneavoastră depinde în mare măsură de consumabilele şi echipamentele pe care le utilizaţi. ~Este recomandabil să utilizaţi metoda gestionării inventarului de către furnizor?^ „Gestionarea inventarului de către furnizor” reprezintă o metodă folosită câteodată de companii şi furnizorii lor de birotică şi papetărie - de regulă firmele mai mici ce distribuie astfel de echipamente de birou şi nu cele de mari dimensiuni. Folosind această metodă, compania care furnizează articolele de birotică şi papetărie îşi asumă un rol mult mai mare legat de când şi ce trebuie să comande pentru clienţii lor. Utilizând această metodă, furnizorul păstrează un inventar detaliat al consumabilelor dumneavoastră şi, prin contactul periodic cu angajaţii dumneavoastră responsabili pentru inventar, va stabili data şi cantitatea produselor ce vă vor fi livrate. Compania şi furnizorul său comunică în principal prin mijloace electronice cu privire la informaţii legate de birotică şi papetărie, iar furnizorul este acela care studiază datele şi determină cantitatea de produse şi va fi livrată ulterior, cât şi data efectuării unor astfel de livrări. Acest lucru reduce presiunea cu care se confruntă personalul societăţii care achiziţionează produsele. Numeroşi experţi consideră că acest tip de inventar, gestionat de furnizor, poate reduce riscul unor insuficienţe de produse, protejând în acelaşi timp compania împotriva unor stocuri prea mari sau unui inventar prea mare, la un anumit moment. Dacă aveţi în vedere recurgerea la gestionarea inventarului de către furnizor, trebuie să solicitaţi introducerea unei clauze în contractul dumneavoastră, care să menţioneze faptul că, în cazul în care compania ce vă asigură acest serviciu supraestimează necesarul de produse de birotică şi papetărie, va fi obligată să cumpere înapoi surplusul. Acest lucru este în mod special important dacă necesităţile dumneavoastră legate de astfel de produse scad şi rămâneţi dintr-o dată cu un stoc de produse pe care aţi putea să nu le utilizaţi în viitor.