Software HR Galaţi

Este un clişeu, dar cel mai important activ al oricărei activităţi este reprezentat de oameni. Software-ul HR vă permite să obţineţi cele mai multe beneficii de pe urma resurselor umane disponibile, prin structurarea sarcinilor administrative complexe şi maximizarea modului în care folosiţi timpul şi aptitudinile angajaţilor.

Romserv Office Srl
(078) 836-4858
Str. Brailei Nr: 163 Bl: A4 Sc: 1 Ap: 5
Galaţi
 
Romlotus Computers Srl
(023) 647-4000
Str. Alexandru Ioan Cuza Nr: 19
Galaţi
 
Romdata Bpo Srl
(023) 647-6620
Str. Victor Valcovici, Nr.1A, Corp 1 Ap: Camera 1
Galaţi
 

Software HR

Ce înseamnă software HR?

~Ce înseamnă software HR?^ Resursele umane reprezintă un domeniu complex. Cei mai mulţi angajaţi observă departamentul de resurse umane doar atunci când aplică pentru un post, sau atunci când apare o problemă – de exemplu, o greşeală pe un fluturaş de salariu sau o ajustare în programul de lucru flexibil. Dar adevărul este că atât angajatul, cât şi angajatorul depind de un sistem HR eficient, care să administreze toate aspectele legate de activitatea zilnică de birou. În trecut, companiile se puteau baza pe o echipă mică de specialişti HR, care să administreze toate aceste funcţii; pentru companiile mici, nevoia de a reduce costurile le poate determina fie să se zgârcească în ceea ce priveşte HR-ul, fie să externalizeze aceste funcţii către agenţii externe, pierzând astfel controlul şi valoarea relaţiilor interumane. Software-ul HR a schimbat toate aceste lucruri, oferind oricărui tip de companie abilitatea de a îşi controla propriile funcţii de HR, fără a fi nevoie de personal specializat şi de cheltuielile implicate de acesta. Într-adevăr, nu exagerăm dacă spunem că software-ul HR a revoluţionat modul în care se derulează activităţile şi le oferă angajaţilor şi directorilor posibilitatea de a pune în ordine resursele umane, mult mai eficient decât în trecut. Software-ul pentru resurse umane, cunoscut şi sub denumirea de HRMS (sisteme de management al resurselor umane), cuprinde o gamă de funcţii diferite, de la state de plată şi cheltuieli, până la managementul programelor de pregătire şi aptitudini, precum şi o varietate de platforme IT care să se potrivească oricărui tip de companie. Din acest motiv, după cum vedea în continuare, este important să alegeţi tipul de HRMS care este potrivit pentru afacerea dumneavoastră. ~Software HR pentru managementul statelor de plată^ În termeni generali, funcţiile software-ului HR sunt clasificate în patru categorii care reflectă cele patru aspecte care sunt de interes pentru domeniul resurselor umane. Acestea sunt următoarele: state de plată, inclusiv plata taxelor şi impozitelor; managementul timpului şi al muncii; beneficii, precum planurile de pensii, asigurare de sănătate sau acţiuni pentru angajaţi; şi managementul resurselor umane, care acoperă toate celelalte aspecte din domeniul resurselor umane, de la solicitarea unui loc de muncă până la pensionare. În continuare le vom examina succint pe fiecare dintre acestea. Statul de plată reprezintă funcţia de resurse umane cu care sunt familiarizaţi cei mai mulţi dintre angajaţi – din motive evidente! Dacă v-aţi aflat vreodată în situaţia în care plăţile lunare au fost întârziate, cu siguranţă cunoaşteţi cât de mare este neplăcerea creată – iar în cazul unei companii mari, acest lucru poate fi un dezastru. Desigur, indiferent de software-ul HR folosit, ocazional pot apărea erori în statul de plată, dar pentru multe persoane statul de plată reprezintă prima funcţie de HR pe care o întâlnesc şi cu siguranţă cea mai importantă. Prin urmare, este vital ca, indiferent de software-ul HR folosit, acesta să poată procesa rapid şi eficient informaţiile pentru statul de plată. Acest lucru se aplică şi pentru funcţiile referitoare la deducerile de taxe sau rapoartele de sfârşit de an, care sunt foarte importante, nu numai pentru beneficiul angajaţilor, ci şi pentru beneficiul dumneavoastră. În cele din urmă, HRMS le va permite angajatorilor şi directorilor să administreze direct şi eficient conturile de cheltuieli sau rambursările. ~Folosirea software-ului HR pentru managementul timpului^ A doua funcţie importantă a software-ului HR este reprezentată de managementul timpului şi al muncii. Acest lucru este foarte important în companiile mari, unde un număr mare de angajaţi pontează la sosire şi la plecare, sau în care personalul are program de lucru flexibil. În cazul companiilor mici, care au până la zece angajaţi, este uşor de ţinut evidenţa angajaţilor şi de semnalat orice problemă legată de absenteism, îmbolnăviri şi altele asemenea. Într-o companie mai mare, acest lucru nu este deloc uşor. Software-ul HR vă permite să integraţi un sistem modern de pontaj în software-ul pentru managementul timpului şi, în plus, le permite angajaţilor care lucrează de acasă sau în deplasare, să ponteze prezenţa în regim online. De asemenea, le permite angajaţilor să verifice acurateţea foilor de prezenţă înainte de a le depune la HR, ceea ce ajută la corectarea greşelilor sau la efectuarea ajustărilor necesare. Pentru directori, beneficiile sunt evidente; urmărirea unui număr mare de personal prin intermediul rapoartelor de prezenţă pentru grupuri de angajaţi, şi compararea statisticilor referitoare la prezenţă şi îmbolnăviri din toate diviziile, permițându-vă să identificaţi problemele de la locul de muncă şi să monitorizaţi activitatea angajaţilor. De asemenea, permite monitorizarea individuală a angajaţilor, pentru a atrage atenţia asupra problemelor legate de prezenţă sau îmbolnăvire, fără a afecta intimitatea. Software-ul HR comprimă aceste sarcini şi multe altele care consumă timp, în baze de date, tabele şi rapoarte pe care managerii le pot accesa rapid şi uşor. Acest lucru economiseşte resurse administrative valoroase, specialiştii HR putând astfel să de ocupe de sarcini mai importante. ~Administrarea beneficiilor pentru angajaţi cu ajutorul software-ului HR^ De asemenea, software-ul HR permite administrarea rapidă şi uşoară a beneficiilor pentru angajaţi, precum planurile pentru asigurarea de sănătate şi achiziţionarea de acţiuni de către angajaţi. Software-urile moderne pentru resurse umane le permit angajaţilor să preia iniţiativa şi să îşi administreze singuri beneficiile pentru angajaţi, ceea ce din nou ajută la economisea timpului departamentului HR, care astfel se poate ocupa de funcţiile esenţiale. Angajaţii se pot loga, pot compara diferitele scheme de beneficii oferite de diferiţi furnizori sau îşi pot verifica online planurile de îngrijire medicală, stomatologică sau 401K. Detaliile pot fi oferite şi online, economisind astfel cheltuielile cu hârtia şi depozitarea. Pentru angajatori, folosirea unui software HR pentru administrarea beneficiilor ajută la alocarea timpului pentru sarcini mult mai importante. O parte importantă din birocraţie, care este nelipsită în cazul planurilor de sănătate şi de beneficii pentru angajaţi, poate fi întocmită automat şi veţi constata curând că pachetele HRMS îşi merită preţul. ~Alte funcţii ale software-ului HR^ În secţiunea „altele” trebuie să alocăm unele dintre cele mai importante sarcini ale oricărui pachet de software HR – funcţii care pot să nu fie foarte evidente pentru angajaţi în timpul treburilor zilnice cu departamentul HR, dar care sunt vitale pentru directorii şi pentru angajatorii care caută să maximizeze capitalul uman de care dispun. Software-ul HR reprezintă cea mai bună metodă de comparare a datelor despre angajaţi cum ar fi datele demografice şi detaliile de contact, dar merge mult mai în profunzime. Un bun pachet HRMS vă permite să creaţi un „profil al aptitudinilor” pentru fiecare angajat, ajutându-vă să alocaţi cel mai bine resursele. Software-ul HR uşurează foarte mult identificarea nevoilor de pregătire suplimentară în legătură cu directorii de departamente şi cele mai bune aplicaţii software HR. De fapt, prin gestionarea online a acestui proces, veţi permite ca identificarea programelor de pregătire, programarea cursurilor de pregătire şi înscrierea să fie efectuate mai repede şi mai uşor, evitând eventualele neconcordanţe între orare sau alte astfel de situaţii. Software-ul HR are un rol important şi în procesul de prelucrare a aplicaţiilor. Dacă sunteţi implicaţi în procesul de recrutare într-o companie mare, ştiţi cât de mult timp consumă procesul de angajare a unor persoane noi şi este dificil să alocaţi timp suficient pentru a evalua în mod corespunzător toate aplicaţiile primite. Tentaţia este să externalizaţi aceste funcţii către consultanţii pe probleme de recrutare, dar software-ul HR vă permite să eficientizaţi prelucrarea aplicaţiilor şi să preluaţi controlul asupra procesului de recrutare prin identificarea candidaţilor şi crearea unei liste scurte exact în funcţie de criteriile specificate. ~Afacerea mea chiar are nevoie de software HR?^ Dacă sunteţi director sau proprietar al unei afaceri mici, puteţi crede că nu aveţi nevoie de un pachet cuprinzător de software HR pentru a vă gestiona nevoile legate de resursele umane. În unele cazuri, este posibil să aveţi dreptate. Totuşi, chiar şi cele mai mici companii pot beneficia de pe urma prelucrării automate a anumitor aspecte legate de resursele umane; sunt puţine activităţile care să nu folosească un anumit tip de software HR – de exemplu, software pentru statele de plată, pentru a putea calcula rapid deducerile fiscale şi a emite fluturaşii de salarii, sau un tabel care să înregistreze aplicaţiile pentru un post nou care este disponibil. Cu siguranţă merită să vă întrebaţi dacă achiziţionarea unui pachet software HR îşi va dovedi valoarea, ca să nu mai menţionăm timpul consumat cu instruirea angajaţilor pentru a îl folosi. În general, merită să vă gândiţi în felul următor; cât timp este consumat în prezent, în fiecare lună, cu administrarea funcţiilor HR, cum ar fi instruirea, statul de plată, beneficiile pentru angajaţi şi recrutarea? Pe măsură ce creşte timpul total, creşte şi potenţialul beneficiilor de pe urma folosirii software-ului HR pentru eficientizarea şi simplificarea acestor sarcini. ~Instruirea în folosirea software-ului HR^ Un pachet bun de software pentru resurse umane va minimiza nivelul de cunoştinţe tehnice necesar pentru a îl putea folosi; cele mai multe aplicaţii sunt de tipul „arată şi dă click”, având interfeţe uşor de folosit. La urma urmei, sarcina unui software HR este să simplifice munca de zi cu zi din departamentul de resurse umane, nu să o complice. Este rezonabil să ne aşteptăm ca administratorii să necesite instruire pentru a folosi corect şi cât mai eficient noul pachet software HR. De fapt, veţi constata că mulţi furnizori de HRMS vor include instruirea, fie în preţul pachetului, fie ca supliment. Aceasta este o idee bună; chiar dacă software-ul HR este uşor de folosit, acesta acoperă şi funcţii mai complexe, de care puteţi beneficia la maximum doar în urma unui program de instruire. Pe de altă parte, ar trebui să căutaţi un software pentru resurse umane care face cât mai uşoară folosirea acestuia de către angajaţi. Instruirea administratorilor pentru folosirea software-ului HR este un lucru, dar dacă sunteţi forţaţi să instruiţi riguros fiecare persoană doar pentru ca aceasta să îşi poată schimba datele de contact sau tabelul de prezenţă, atunci probabil că aţi achiziţionat un pachet HRMS care este mult prea solicitant. Complexitatea funcţiilor trebuie să fie susţinută de simplitatea folosirii, mai ales atunci când este vorba despre personal care nu activează în domeniul resurselor umane. ~ Software HR pentru companiile mari^ Aşa cum s-a discutat anterior, pe piaţă este disponibilă o gamă largă de software-uri HR, iar luarea unei decizii poate fi copleşitoare. Totuşi, ca şi regulă generală, cu cât este mai mare afacerea, cu atât aveţi mai mult de câştigat de pe urma unui pachet HRMS uşor de folosit şi cuprinzător, care poate gestiona funcţiile despre care s-a discutat în acest articol. Dacă software-ul HR permite accesul rapid şi uşor la dosarele angajaţilor şi eficientizează calculul taxelor, deducerilor şi al beneficiilor pentru angajaţi, atunci îşi merită preţul. Indiferent de preţ, nicio companie mare nu îşi permite să funcţioneze fără un software bun HR, dacă doreşte să obţină maximum de beneficii de pe urma capitalului său uman. Ca şi reprezentant al unui angajator important, trebuie să căutaţi cele mai bune soluţii software pentru nevoile dumneavoastră legate de HR. Solicitaţi ce este mai bun din partea furnizorilor de software. Încheiaţi un contract cu un furnizor de software, nu doar pentru programul în sine, ci şi pentru instruirea şi asistenţa tehnică necesare pentru a beneficia la maximum de pe urma investiţiei. Asiguraţi-vă că achiziţionaţi un pachet software HR care corespunde nevoilor dumneavoastră, nu invers. Consultaţi-vă cu rivalii dumneavoastră şi întrebaţi-i ce sisteme folosesc şi dacă acestea sunt eficiente. Amintiţi-vă clişeul cu care am început acest articol; cel mai important activ al oricărei activităţi este reprezentat de oameni. Beneficiaţi la maximum de pe urma sa.

Software HR pentru managementul statelor de plată

~Ce înseamnă software HR?^ Resursele umane reprezintă un domeniu complex. Cei mai mulţi angajaţi observă departamentul de resurse umane doar atunci când aplică pentru un post, sau atunci când apare o problemă – de exemplu, o greşeală pe un fluturaş de salariu sau o ajustare în programul de lucru flexibil. Dar adevărul este că atât angajatul, cât şi angajatorul depind de un sistem HR eficient, care să administreze toate aspectele legate de activitatea zilnică de birou. În trecut, companiile se puteau baza pe o echipă mică de specialişti HR, care să administreze toate aceste funcţii; pentru companiile mici, nevoia de a reduce costurile le poate determina fie să se zgârcească în ceea ce priveşte HR-ul, fie să externalizeze aceste funcţii către agenţii externe, pierzând astfel controlul şi valoarea relaţiilor interumane. Software-ul HR a schimbat toate aceste lucruri, oferind oricărui tip de companie abilitatea de a îşi controla propriile funcţii de HR, fără a fi nevoie de personal specializat şi de cheltuielile implicate de acesta. Într-adevăr, nu exagerăm dacă spunem că software-ul HR a revoluţionat modul în care se derulează activităţile şi le oferă angajaţilor şi directorilor posibilitatea de a pune în ordine resursele umane, mult mai eficient decât în trecut. Software-ul pentru resurse umane, cunoscut şi sub denumirea de HRMS (sisteme de management al resurselor umane), cuprinde o gamă de funcţii diferite, de la state de plată şi cheltuieli, până la managementul programelor de pregătire şi aptitudini, precum şi o varietate de platforme IT care să se potrivească oricărui tip de companie. Din acest motiv, după cum vedea în continuare, este important să alegeţi tipul de HRMS care este potrivit pentru afacerea dumneavoastră. ~Software HR pentru managementul statelor de plată^ În termeni generali, funcţiile software-ului HR sunt clasificate în patru categorii care reflectă cele patru aspecte care sunt de interes pentru domeniul resurselor umane. Acestea sunt următoarele: state de plată, inclusiv plata taxelor şi impozitelor; managementul timpului şi al muncii; beneficii, precum planurile de pensii, asigurare de sănătate sau acţiuni pentru angajaţi; şi managementul resurselor umane, care acoperă toate celelalte aspecte din domeniul resurselor umane, de la solicitarea unui loc de muncă până la pensionare. În continuare le vom examina succint pe fiecare dintre acestea. Statul de plată reprezintă funcţia de resurse umane cu care sunt familiarizaţi cei mai mulţi dintre angajaţi – din motive evidente! Dacă v-aţi aflat vreodată în situaţia în care plăţile lunare au fost întârziate, cu siguranţă cunoaşteţi cât de mare este neplăcerea creată – iar în cazul unei companii mari, acest lucru poate fi un dezastru. Desigur, indiferent de software-ul HR folosit, ocazional pot apărea erori în statul de plată, dar pentru multe persoane statul de plată reprezintă prima funcţie de HR pe care o întâlnesc şi cu siguranţă cea mai importantă. Prin urmare, este vital ca, indiferent de software-ul HR folosit, acesta să poată procesa rapid şi eficient informaţiile pentru statul de plată. Acest lucru se aplică şi pentru funcţiile referitoare la deducerile de taxe sau rapoartele de sfârşit de an, care sunt foarte importante, nu numai pentru beneficiul angajaţilor, ci şi pentru beneficiul dumneavoastră. În cele din urmă, HRMS le va permite angajatorilor şi directorilor să administreze direct şi eficient conturile de cheltuieli sau rambursările. ~Folosirea software-ului HR pentru managementul timpului^ A doua funcţie importantă a software-ului HR este reprezentată de managementul timpului şi al muncii. Acest lucru este foarte important în companiile mari, unde un număr mare de angajaţi pontează la sosire şi la plecare, sau în care personalul are program de lucru flexibil. În cazul companiilor mici, care au până la zece angajaţi, este uşor de ţinut evidenţa angajaţilor şi de semnalat orice problemă legată de absenteism, îmbolnăviri şi altele asemenea. Într-o companie mai mare, acest lucru nu este deloc uşor. Software-ul HR vă permite să integraţi un sistem modern de pontaj în software-ul pentru managementul timpului şi, în plus, le permite angajaţilor care lucrează de acasă sau în deplasare, să ponteze prezenţa în regim online. De asemenea, le permite angajaţilor să verifice acurateţea foilor de prezenţă înainte de a le depune la HR, ceea ce ajută la corectarea greşelilor sau la efectuarea ajustărilor necesare. Pentru directori, beneficiile sunt evidente; urmărirea unui număr mare de personal prin intermediul rapoartelor de prezenţă pentru grupuri de angajaţi, şi compararea statisticilor referitoare la prezenţă şi îmbolnăviri din toate diviziile, permițându-vă să identificaţi problemele de la locul de muncă şi să monitorizaţi activitatea angajaţilor. De asemenea, permite monitorizarea individuală a angajaţilor, pentru a atrage atenţia asupra problemelor legate de prezenţă sau îmbolnăvire, fără a afecta intimitatea. Software-ul HR comprimă aceste sarcini şi multe altele care consumă timp, în baze de date, tabele şi rapoarte pe care managerii le pot accesa rapid şi uşor. Acest lucru economiseşte resurse administrative valoroase, specialiştii HR putând astfel să de ocupe de sarcini mai importante. ~Administrarea beneficiilor pentru angajaţi cu ajutorul software-ului HR^ De asemenea, software-ul HR permite administrarea rapidă şi uşoară a beneficiilor pentru angajaţi, precum planurile pentru asigurarea de sănătate şi achiziţionarea de acţiuni de către angajaţi. Software-urile moderne pentru resurse umane le permit angajaţilor să preia iniţiativa şi să îşi administreze singuri beneficiile pentru angajaţi, ceea ce din nou ajută la economisea timpului departamentului HR, care astfel se poate ocupa de funcţiile esenţiale. Angajaţii se pot loga, pot compara diferitele scheme de beneficii oferite de diferiţi furnizori sau îşi pot verifica online planurile de îngrijire medicală, stomatologică sau 401K. Detaliile pot fi oferite şi online, economisind astfel cheltuielile cu hârtia şi depozitarea. Pentru angajatori, folosirea unui software HR pentru administrarea beneficiilor ajută la alocarea timpului pentru sarcini mult mai importante. O parte importantă din birocraţie, care este nelipsită în cazul planurilor de sănătate şi de beneficii pentru angajaţi, poate fi întocmită automat şi veţi constata curând că pachetele HRMS îşi merită preţul. ~Alte funcţii ale software-ului HR^ În secţiunea „altele” trebuie să alocăm unele dintre cele mai importante sarcini ale oricărui pachet de software HR – funcţii care pot să nu fie foarte evidente pentru angajaţi în timpul treburilor zilnice cu departamentul HR, dar care sunt vitale pentru directorii şi pentru angajatorii care caută să maximizeze capitalul uman de care dispun. Software-ul HR reprezintă cea mai bună metodă de comparare a datelor despre angajaţi cum ar fi datele demografice şi detaliile de contact, dar merge mult mai în profunzime. Un bun pachet HRMS vă permite să creaţi un „profil al aptitudinilor” pentru fiecare angajat, ajutându-vă să alocaţi cel mai bine resursele. Software-ul HR uşurează foarte mult identificarea nevoilor de pregătire suplimentară în legătură cu directorii de departamente şi cele mai bune aplicaţii software HR. De fapt, prin gestionarea online a acestui proces, veţi permite ca identificarea programelor de pregătire, programarea cursurilor de pregătire şi înscrierea să fie efectuate mai repede şi mai uşor, evitând eventualele neconcordanţe între orare sau alte astfel de situaţii. Software-ul HR are un rol important şi în procesul de prelucrare a aplicaţiilor. Dacă sunteţi implicaţi în procesul de recrutare într-o companie mare, ştiţi cât de mult timp consumă procesul de angajare a unor persoane noi şi este dificil să alocaţi timp suficient pentru a evalua în mod corespunzător toate aplicaţiile primite. Tentaţia este să externalizaţi aceste funcţii către consultanţii pe probleme de recrutare, dar software-ul HR vă permite să eficientizaţi prelucrarea aplicaţiilor şi să preluaţi controlul asupra procesului de recrutare prin identificarea candidaţilor şi crearea unei liste scurte exact în funcţie de criteriile specificate. ~Afacerea mea chiar are nevoie de software HR?^ Dacă sunteţi director sau proprietar al unei afaceri mici, puteţi crede că nu aveţi nevoie de un pachet cuprinzător de software HR pentru a vă gestiona nevoile legate de resursele umane. În unele cazuri, este posibil să aveţi dreptate. Totuşi, chiar şi cele mai mici companii pot beneficia de pe urma prelucrării automate a anumitor aspecte legate de resursele umane; sunt puţine activităţile care să nu folosească un anumit tip de software HR – de exemplu, software pentru statele de plată, pentru a putea calcula rapid deducerile fiscale şi a emite fluturaşii de salarii, sau un tabel care să înregistreze aplicaţiile pentru un post nou care este disponibil. Cu siguranţă merită să vă întrebaţi dacă achiziţionarea unui pachet software HR îşi va dovedi valoarea, ca să nu mai menţionăm timpul consumat cu instruirea angajaţilor pentru a îl folosi. În general, merită să vă gândiţi în felul următor; cât timp este consumat în prezent, în fiecare lună, cu administrarea funcţiilor HR, cum ar fi instruirea, statul de plată, beneficiile pentru angajaţi şi recrutarea? Pe măsură ce creşte timpul total, creşte şi potenţialul beneficiilor de pe urma folosirii software-ului HR pentru eficientizarea şi simplificarea acestor sarcini. ~Instruirea în folosirea software-ului HR^ Un pachet bun de software pentru resurse umane va minimiza nivelul de cunoştinţe tehnice necesar pentru a îl putea folosi; cele mai multe aplicaţii sunt de tipul „arată şi dă click”, având interfeţe uşor de folosit. La urma urmei, sarcina unui software HR este să simplifice munca de zi cu zi din departamentul de resurse umane, nu să o complice. Este rezonabil să ne aşteptăm ca administratorii să necesite instruire pentru a folosi corect şi cât mai eficient noul pachet software HR. De fapt, veţi constata că mulţi furnizori de HRMS vor include instruirea, fie în preţul pachetului, fie ca supliment. Aceasta este o idee bună; chiar dacă software-ul HR este uşor de folosit, acesta acoperă şi funcţii mai complexe, de care puteţi beneficia la maximum doar în urma unui program de instruire. Pe de altă parte, ar trebui să căutaţi un software pentru resurse umane care face cât mai uşoară folosirea acestuia de către angajaţi. Instruirea administratorilor pentru folosirea software-ului HR este un lucru, dar dacă sunteţi forţaţi să instruiţi riguros fiecare persoană doar pentru ca aceasta să îşi poată schimba datele de contact sau tabelul de prezenţă, atunci probabil că aţi achiziţionat un pachet HRMS care este mult prea solicitant. Complexitatea funcţiilor trebuie să fie susţinută de simplitatea folosirii, mai ales atunci când este vorba despre personal care nu activează în domeniul resurselor umane. ~ Software HR pentru companiile mari^ Aşa cum s-a discutat anterior, pe piaţă este disponibilă o gamă largă de software-uri HR, iar luarea unei decizii poate fi copleşitoare. Totuşi, ca şi regulă generală, cu cât este mai mare afacerea, cu atât aveţi mai mult de câştigat de pe urma unui pachet HRMS uşor de folosit şi cuprinzător, care poate gestiona funcţiile despre care s-a discutat în acest articol. Dacă software-ul HR permite accesul rapid şi uşor la dosarele angajaţilor şi eficientizează calculul taxelor, deducerilor şi al beneficiilor pentru angajaţi, atunci îşi merită preţul. Indiferent de preţ, nicio companie mare nu îşi permite să funcţioneze fără un software bun HR, dacă doreşte să obţină maximum de beneficii de pe urma capitalului său uman. Ca şi reprezentant al unui angajator important, trebuie să căutaţi cele mai bune soluţii software pentru nevoile dumneavoastră legate de HR. Solicitaţi ce este mai bun din partea furnizorilor de software. Încheiaţi un contract cu un furnizor de software, nu doar pentru programul în sine, ci şi pentru instruirea şi asistenţa tehnică necesare pentru a beneficia la maximum de pe urma investiţiei. Asiguraţi-vă că achiziţionaţi un pachet software HR care corespunde nevoilor dumneavoastră, nu invers. Consultaţi-vă cu rivalii dumneavoastră şi întrebaţi-i ce sisteme folosesc şi dacă acestea sunt eficiente. Amintiţi-vă clişeul cu care am început acest articol; cel mai important activ al oricărei activităţi este reprezentat de oameni. Beneficiaţi la maximum de pe urma sa.

Folosirea software-ului HR pentru managementul timpului

~Ce înseamnă software HR?^ Resursele umane reprezintă un domeniu complex. Cei mai mulţi angajaţi observă departamentul de resurse umane doar atunci când aplică pentru un post, sau atunci când apare o problemă – de exemplu, o greşeală pe un fluturaş de salariu sau o ajustare în programul de lucru flexibil. Dar adevărul este că atât angajatul, cât şi angajatorul depind de un sistem HR eficient, care să administreze toate aspectele legate de activitatea zilnică de birou. În trecut, companiile se puteau baza pe o echipă mică de specialişti HR, care să administreze toate aceste funcţii; pentru companiile mici, nevoia de a reduce costurile le poate determina fie să se zgârcească în ceea ce priveşte HR-ul, fie să externalizeze aceste funcţii către agenţii externe, pierzând astfel controlul şi valoarea relaţiilor interumane. Software-ul HR a schimbat toate aceste lucruri, oferind oricărui tip de companie abilitatea de a îşi controla propriile funcţii de HR, fără a fi nevoie de personal specializat şi de cheltuielile implicate de acesta. Într-adevăr, nu exagerăm dacă spunem că software-ul HR a revoluţionat modul în care se derulează activităţile şi le oferă angajaţilor şi directorilor posibilitatea de a pune în ordine resursele umane, mult mai eficient decât în trecut. Software-ul pentru resurse umane, cunoscut şi sub denumirea de HRMS (sisteme de management al resurselor umane), cuprinde o gamă de funcţii diferite, de la state de plată şi cheltuieli, până la managementul programelor de pregătire şi aptitudini, precum şi o varietate de platforme IT care să se potrivească oricărui tip de companie. Din acest motiv, după cum vedea în continuare, este important să alegeţi tipul de HRMS care este potrivit pentru afacerea dumneavoastră. ~Software HR pentru managementul statelor de plată^ În termeni generali, funcţiile software-ului HR sunt clasificate în patru categorii care reflectă cele patru aspecte care sunt de interes pentru domeniul resurselor umane. Acestea sunt următoarele: state de plată, inclusiv plata taxelor şi impozitelor; managementul timpului şi al muncii; beneficii, precum planurile de pensii, asigurare de sănătate sau acţiuni pentru angajaţi; şi managementul resurselor umane, care acoperă toate celelalte aspecte din domeniul resurselor umane, de la solicitarea unui loc de muncă până la pensionare. În continuare le vom examina succint pe fiecare dintre acestea. Statul de plată reprezintă funcţia de resurse umane cu care sunt familiarizaţi cei mai mulţi dintre angajaţi – din motive evidente! Dacă v-aţi aflat vreodată în situaţia în care plăţile lunare au fost întârziate, cu siguranţă cunoaşteţi cât de mare este neplăcerea creată – iar în cazul unei companii mari, acest lucru poate fi un dezastru. Desigur, indiferent de software-ul HR folosit, ocazional pot apărea erori în statul de plată, dar pentru multe persoane statul de plată reprezintă prima funcţie de HR pe care o întâlnesc şi cu siguranţă cea mai importantă. Prin urmare, este vital ca, indiferent de software-ul HR folosit, acesta să poată procesa rapid şi eficient informaţiile pentru statul de plată. Acest lucru se aplică şi pentru funcţiile referitoare la deducerile de taxe sau rapoartele de sfârşit de an, care sunt foarte importante, nu numai pentru beneficiul angajaţilor, ci şi pentru beneficiul dumneavoastră. În cele din urmă, HRMS le va permite angajatorilor şi directorilor să administreze direct şi eficient conturile de cheltuieli sau rambursările. ~Folosirea software-ului HR pentru managementul timpului^ A doua funcţie importantă a software-ului HR este reprezentată de managementul timpului şi al muncii. Acest lucru este foarte important în companiile mari, unde un număr mare de angajaţi pontează la sosire şi la plecare, sau în care personalul are program de lucru flexibil. În cazul companiilor mici, care au până la zece angajaţi, este uşor de ţinut evidenţa angajaţilor şi de semnalat orice problemă legată de absenteism, îmbolnăviri şi altele asemenea. Într-o companie mai mare, acest lucru nu este deloc uşor. Software-ul HR vă permite să integraţi un sistem modern de pontaj în software-ul pentru managementul timpului şi, în plus, le permite angajaţilor care lucrează de acasă sau în deplasare, să ponteze prezenţa în regim online. De asemenea, le permite angajaţilor să verifice acurateţea foilor de prezenţă înainte de a le depune la HR, ceea ce ajută la corectarea greşelilor sau la efectuarea ajustărilor necesare. Pentru directori, beneficiile sunt evidente; urmărirea unui număr mare de personal prin intermediul rapoartelor de prezenţă pentru grupuri de angajaţi, şi compararea statisticilor referitoare la prezenţă şi îmbolnăviri din toate diviziile, permițându-vă să identificaţi problemele de la locul de muncă şi să monitorizaţi activitatea angajaţilor. De asemenea, permite monitorizarea individuală a angajaţilor, pentru a atrage atenţia asupra problemelor legate de prezenţă sau îmbolnăvire, fără a afecta intimitatea. Software-ul HR comprimă aceste sarcini şi multe altele care consumă timp, în baze de date, tabele şi rapoarte pe care managerii le pot accesa rapid şi uşor. Acest lucru economiseşte resurse administrative valoroase, specialiştii HR putând astfel să de ocupe de sarcini mai importante. ~Administrarea beneficiilor pentru angajaţi cu ajutorul software-ului HR^ De asemenea, software-ul HR permite administrarea rapidă şi uşoară a beneficiilor pentru angajaţi, precum planurile pentru asigurarea de sănătate şi achiziţionarea de acţiuni de către angajaţi. Software-urile moderne pentru resurse umane le permit angajaţilor să preia iniţiativa şi să îşi administreze singuri beneficiile pentru angajaţi, ceea ce din nou ajută la economisea timpului departamentului HR, care astfel se poate ocupa de funcţiile esenţiale. Angajaţii se pot loga, pot compara diferitele scheme de beneficii oferite de diferiţi furnizori sau îşi pot verifica online planurile de îngrijire medicală, stomatologică sau 401K. Detaliile pot fi oferite şi online, economisind astfel cheltuielile cu hârtia şi depozitarea. Pentru angajatori, folosirea unui software HR pentru administrarea beneficiilor ajută la alocarea timpului pentru sarcini mult mai importante. O parte importantă din birocraţie, care este nelipsită în cazul planurilor de sănătate şi de beneficii pentru angajaţi, poate fi întocmită automat şi veţi constata curând că pachetele HRMS îşi merită preţul. ~Alte funcţii ale software-ului HR^ În secţiunea „altele” trebuie să alocăm unele dintre cele mai importante sarcini ale oricărui pachet de software HR – funcţii care pot să nu fie foarte evidente pentru angajaţi în timpul treburilor zilnice cu departamentul HR, dar care sunt vitale pentru directorii şi pentru angajatorii care caută să maximizeze capitalul uman de care dispun. Software-ul HR reprezintă cea mai bună metodă de comparare a datelor despre angajaţi cum ar fi datele demografice şi detaliile de contact, dar merge mult mai în profunzime. Un bun pachet HRMS vă permite să creaţi un „profil al aptitudinilor” pentru fiecare angajat, ajutându-vă să alocaţi cel mai bine resursele. Software-ul HR uşurează foarte mult identificarea nevoilor de pregătire suplimentară în legătură cu directorii de departamente şi cele mai bune aplicaţii software HR. De fapt, prin gestionarea online a acestui proces, veţi permite ca identificarea programelor de pregătire, programarea cursurilor de pregătire şi înscrierea să fie efectuate mai repede şi mai uşor, evitând eventualele neconcordanţe între orare sau alte astfel de situaţii. Software-ul HR are un rol important şi în procesul de prelucrare a aplicaţiilor. Dacă sunteţi implicaţi în procesul de recrutare într-o companie mare, ştiţi cât de mult timp consumă procesul de angajare a unor persoane noi şi este dificil să alocaţi timp suficient pentru a evalua în mod corespunzător toate aplicaţiile primite. Tentaţia este să externalizaţi aceste funcţii către consultanţii pe probleme de recrutare, dar software-ul HR vă permite să eficientizaţi prelucrarea aplicaţiilor şi să preluaţi controlul asupra procesului de recrutare prin identificarea candidaţilor şi crearea unei liste scurte exact în funcţie de criteriile specificate. ~Afacerea mea chiar are nevoie de software HR?^ Dacă sunteţi director sau proprietar al unei afaceri mici, puteţi crede că nu aveţi nevoie de un pachet cuprinzător de software HR pentru a vă gestiona nevoile legate de resursele umane. În unele cazuri, este posibil să aveţi dreptate. Totuşi, chiar şi cele mai mici companii pot beneficia de pe urma prelucrării automate a anumitor aspecte legate de resursele umane; sunt puţine activităţile care să nu folosească un anumit tip de software HR – de exemplu, software pentru statele de plată, pentru a putea calcula rapid deducerile fiscale şi a emite fluturaşii de salarii, sau un tabel care să înregistreze aplicaţiile pentru un post nou care este disponibil. Cu siguranţă merită să vă întrebaţi dacă achiziţionarea unui pachet software HR îşi va dovedi valoarea, ca să nu mai menţionăm timpul consumat cu instruirea angajaţilor pentru a îl folosi. În general, merită să vă gândiţi în felul următor; cât timp este consumat în prezent, în fiecare lună, cu administrarea funcţiilor HR, cum ar fi instruirea, statul de plată, beneficiile pentru angajaţi şi recrutarea? Pe măsură ce creşte timpul total, creşte şi potenţialul beneficiilor de pe urma folosirii software-ului HR pentru eficientizarea şi simplificarea acestor sarcini. ~Instruirea în folosirea software-ului HR^ Un pachet bun de software pentru resurse umane va minimiza nivelul de cunoştinţe tehnice necesar pentru a îl putea folosi; cele mai multe aplicaţii sunt de tipul „arată şi dă click”, având interfeţe uşor de folosit. La urma urmei, sarcina unui software HR este să simplifice munca de zi cu zi din departamentul de resurse umane, nu să o complice. Este rezonabil să ne aşteptăm ca administratorii să necesite instruire pentru a folosi corect şi cât mai eficient noul pachet software HR. De fapt, veţi constata că mulţi furnizori de HRMS vor include instruirea, fie în preţul pachetului, fie ca supliment. Aceasta este o idee bună; chiar dacă software-ul HR este uşor de folosit, acesta acoperă şi funcţii mai complexe, de care puteţi beneficia la maximum doar în urma unui program de instruire. Pe de altă parte, ar trebui să căutaţi un software pentru resurse umane care face cât mai uşoară folosirea acestuia de către angajaţi. Instruirea administratorilor pentru folosirea software-ului HR este un lucru, dar dacă sunteţi forţaţi să instruiţi riguros fiecare persoană doar pentru ca aceasta să îşi poată schimba datele de contact sau tabelul de prezenţă, atunci probabil că aţi achiziţionat un pachet HRMS care este mult prea solicitant. Complexitatea funcţiilor trebuie să fie susţinută de simplitatea folosirii, mai ales atunci când este vorba despre personal care nu activează în domeniul resurselor umane. ~ Software HR pentru companiile mari^ Aşa cum s-a discutat anterior, pe piaţă este disponibilă o gamă largă de software-uri HR, iar luarea unei decizii poate fi copleşitoare. Totuşi, ca şi regulă generală, cu cât este mai mare afacerea, cu atât aveţi mai mult de câştigat de pe urma unui pachet HRMS uşor de folosit şi cuprinzător, care poate gestiona funcţiile despre care s-a discutat în acest articol. Dacă software-ul HR permite accesul rapid şi uşor la dosarele angajaţilor şi eficientizează calculul taxelor, deducerilor şi al beneficiilor pentru angajaţi, atunci îşi merită preţul. Indiferent de preţ, nicio companie mare nu îşi permite să funcţioneze fără un software bun HR, dacă doreşte să obţină maximum de beneficii de pe urma capitalului său uman. Ca şi reprezentant al unui angajator important, trebuie să căutaţi cele mai bune soluţii software pentru nevoile dumneavoastră legate de HR. Solicitaţi ce este mai bun din partea furnizorilor de software. Încheiaţi un contract cu un furnizor de software, nu doar pentru programul în sine, ci şi pentru instruirea şi asistenţa tehnică necesare pentru a beneficia la maximum de pe urma investiţiei. Asiguraţi-vă că achiziţionaţi un pachet software HR care corespunde nevoilor dumneavoastră, nu invers. Consultaţi-vă cu rivalii dumneavoastră şi întrebaţi-i ce sisteme folosesc şi dacă acestea sunt eficiente. Amintiţi-vă clişeul cu care am început acest articol; cel mai important activ al oricărei activităţi este reprezentat de oameni. Beneficiaţi la maximum de pe urma sa.