Spaţii evenimente Târgu Jiu

Procesul de rezervare a spaţiilor pentru evenimente poate varia în mod substanţial, în funcţie de natura evenimentului, de serviciile solicitate, de numărul de participanţi şi de mulţi alţi factori. Dar, printr-o planificare atentă, procesul nu trebuie să fie atât de complicat.

Oficina Serv Srl
(026) 841-8695
Str. Soimului Nr: 20
Braşov
 
Amp Invest Srl
(024) 451-4468
Str. Strandului Nr: 53
Ploieşti
 
Artis Events Srl
Str. Nicolina Nr: 43 Bl: 966A Sc: B Et: 1 Ap: 1
Iaşi
 
Betty Blue Srl
(021) 336-5545
Capitan Preotescu Gheorghe Nr: 17 Et: 1 Ap: 2
Bucureşti
 
Productie Si Comert Bobo Srl
(072) 270-0532
Str. Podului Nr: 12
Sfântu Gheorghe
 
N & D Kandora Srl
(025) 552-1464
Fs Nr: 102
Iaz
 
Scali Srl
(023) 641-5192
Str. Constantin Brancoveanu Nr: 4 Bl: Dl2 Sc: 2 Ap: 37
Galaţi
 
Giovinezza Srl
Str. Bacinschi Nr: 7 Bl: Cl4 Sc: B Et: 7 Ap: 38
Iaşi
 
Pacific Sport Srl
(021) 327-7536
Calea Vitan Nr: 55-59
Bucureşti
 
Augustus Com Serv Srl
(072) 263-6085
Com. Ziduri
Zoiţa
 

Spaţii evenimente

Planificare

~Planificare^ În cazul oricărui eveniment, planificarea este, cel mai probabil, punctul central al procesului de organizare. Un plan şi un buget detaliate vor garanta că toată lumea ştie exact ce are de făcut, când trebuie făcut şi cât ar trebui să coste. Planul trebuie să abordeze motivele care stau la baza organizării evenimentului şi cel mai bun mod prin care poate fi atins obiectivul. Este important să luaţi în considerare impactul posibil al evenimentului asupra publicului ţintă şi cel mai bun mod de a transmite oaspeţilor posibili orice informaţie referitoare la eveniment. Trebuie să vă cunoaşteţi priorităţile înainte de a începe; de exemplu, există variaţii mari în costul aferent serviciului de catering, aşa că este indicat să stabiliţi în avans priorităţile. Data evenimentului este, de asemenea, un factor important care trebuie avut în vedere - aveţi grijă să evitaţi sărbători religioase sau naţionale şi orice alte evenimente importante care se desfăşoară în apropiere, la aceeaşi dată. Un alt eveniment mare, într-o locaţie asemănătoare celei alese, nu numai că va distrage atenţia, dar ar putea determina o creştere a costurilor aferente aspectelor care sunt esenţiale pentru un eveniment de succes. Stabiliţi cum vă veţi informa potenţialii oaspeţi cu privire la eveniment şi modul în care aceştia vor răspunde; pot fi aplicate diferite soluţii, în funcţie de amploarea evenimentului. Este indicat să vă întrebaţi oaspeţii dacă au cerinţe speciale. De exemplu, oaspeţii cu dizabilităţi fizice pot avea nevoie de instalarea unor rampe pentru scaunele cu rotile, iar oaspeţii care suferă de diabet pot solicita servirea unor preparate speciale. Aceste cerinţe speciale pot influenţa alegerea locaţiei, motiv pentru care este indicat să aflaţi din timp nevoile oaspeţilor. ~Locaţie^ Alegerea locaţiei potrivite este vitală pentru a vă asigura că evenimentul va fi unul de succes. Opţiunile pot fi nenumărate şi fiecare eveniment ca avea cerinţe diferite şi un buget diferit. Pentru alegerea locaţiei poate fi folosită o agenţie care se ocupă rezervări cazare, iar acest lucru poate economisi şi timp şi bani. Pentru evenimente mai mici, locaţiile potrivite pot include capele de biserică, săli mici de conferinţă şi clădiri publice. Cu siguranţă, costul va fi un factor important în planificarea evenimentelor de dimensiuni mai mici şi, având în vedere faptul că locaţia concentrează cea mai mare parte din costuri, este importantă alegerea unei locaţii cu un preţ potrivit. În cazul evenimentelor mai mari, opţiunile legate de locaţie sunt şi mai multe - arenele sportive şi sălile mari de conferinţe sunt doar câteva dintre locaţiile clasice pentru evenimentele de afaceri. Totuşi, devine din ce în ce mai populară folosirea de locaţii neobişnuite şi interesante pentru a atrage atenţia asupra evenimentului. De ce, de exemplu, nu aveţi în vedere închirierea unui yacht sau a unui feribot? Aceste locaţii sunt disponibile doar organizatorilor cu buget destul de mare, dar pot genera interes, publicitate şi cresc gradul de participare la un eveniment. Poziţionarea locaţiei este vitală pentru a garanta că participanţii pot şi doresc să călătorească pentru a ajunge la eveniment. Este important să existe legături între mijloacele de transport; luaţi în considerare modul în care invitaţii vor ajunge la eveniment, iar apoi asiguraţi-vă că locaţia este uşor accesibilă acestor mijloace de transport. Dacă la eveniment urmează să participe persoane care locuiesc în zonă, în ţară sau în străinătate, este bine să aveţi în vedere o locaţie care asigură accesul către autostrăzi, căi ferate şi aeroporturi. ~Hoteluri^ În cazul în care participanţii călătoresc pe distanţe lungi pentru a ajunge la eveniment, atunci planul trebuie să ia în considerare asigurarea de cazare la hotel. Pentru anumite evenimente, poate fi inclusă cazarea la hotel - aceasta este o opţiune des întâlnită în cazul conferinţelor de afaceri, pentru că îi va încuraja pe delegaţi să participe. Dacă alegeţi cazarea la hotel, încercaţi să alegeţi hotelul care se află în apropierea locaţiei evenimentului, pentru că este posibil ca participanţii să nu dispună de mijloace proprii de transport şi pot fi reticenţi vizavi de ideea de a plăti curse cu taxiul sau de a închiria maşini. Calitatea hotelului nu ar trebui să depăşească valoarea evenimentului, pentru că accentul ar trebui pus pe cuprinsul evenimentului, nu pe calitatea serviciilor de cazare la hotel. Dacă faceţi rezervare pentru un număr mare de camere pentru oaspeţi, încercaţi să negociaţi o reducere cu conducerea hotelului. Le puteţi pune oaspeţilor la dispoziţie o listă cu oferte de cazare, ajutându-i să aleagă unde doresc să stea. ~Evenimente în aer liber^ Evenimentele în aer liber pot fi de succes şi pot fi mai atrăgătoare decât evenimentele tradiţionale desfăşurate în spaţii acoperite. Totuşi, organizarea unui eveniment în aer liber poate aduce câteva probleme specifice. Dacă este un eveniment mare, există riscul să aveţi musafiri nepoftiţi, iar acest lucru poate duce la creşterea costurilor şi atrage potenţiale riscuri de securitate pentru eveniment. Asiguraţi-vă că locaţia aleasă pentru evenimentul în aer liber dispune de facilităţile relevante; toaletele aflate în apropiere, încăperile de schimb şi spaţiile de parcare pot contribui la succesul evenimentului. Pentru evenimente mai mari, este recomandată angajarea de personal de securitate - după cum este menţionat mai sus; acesta se poate asigura că musafirii nepoftiţi nu pot intra. Este bine să verificaţi starea vremii în apropierea datei oricărui eveniment în aer liber: astfel veţi fi siguri că toate serviciile sunt pregătite. Acestea sunt disponibile pe internet, gratuit, pe zece zile în avans şi vă pot anunţa din timp de eventualitatea petrecerii unor fenomene meteorologice care vă pot strica evenimentul. Poate fi indicat să aveţi un plan „B”, pentru cazul în care vremea poate face probleme; trebuie să aveţi în vedere mijloace de transport şi locaţii alternative. Fiind disponibile în diferite dimensiuni pentru a deservi evenimente de multe tipuri, corturile de mari dimensiuni reprezintă o soluţie foarte bună, indiferent de starea vremii şi înlătură grijile despre condiţiile de ploaie. ~Personal^ În cazul evenimentelor de mari dimensiuni şi al spaţiilor mari pentru evenimente, de tipul centrelor de convenţii, angajarea de personal poate fi cea mai bună alegere pentru a asigura buna desfăşurare a evenimentului. Anumite locaţii pun la dispoziţie personalul propriu care se poate ocupa de bar şi de servirea mâncărurilor, iar alte locaţii nu includ personal, aşa că trebuie să ştiţi exact ce anume este inclus. Agenţiile de personal pot pune la dispoziţie personal calificat pentru locaţiile care nu oferă personal. Este nevoie de personal care să întâmpine invitaţii şi care să servească la bar, dacă oferiţi mâncare şi băutură - cu toate că o masă în stil bufet suedez ar putea fi o idee bună pentru a reduce costurile. Trebuie să aveţi în vedere şi nivelul de pregătire pe care îl doriţi din partea personalului; de exemplu, ospătarii foarte experimentaţi pot da un aer special, la fel ca şi personalul de la bar, care are experienţă în prepararea cocktail-urilor. Alegerea personalului care se ocupă de divertisment se poate dovedi dificilă, iar tipul de divertisment este, evident, diferit în funcţie de eveniment. În cazul evenimentelor pentru familii, de ce nu luaţi în considerare un magician, o persoană care pictează pe feţe sau un comic pentru copii? Sau, pentru un eveniment mai serios, personalul care se ocupă de divertisment poate include cântăreţi şi dansatori. Asiguraţi-vă că există suficient personal care întâmpină invitaţii; adesea sunt persoane care ajung târziu, iar existenţa unei liste cu persoanele care încă trebuie să ajungă poate ajuta la luarea unei decizii de întârziere a evenimentului. Trebuie să existe personal pentru curăţarea locului înainte, după sau în timpul evenimentului. În cazul evenimentelor mari, ar trebui să luaţi în considerare angajarea de personal medical în caz că apar probleme, mai ales dacă evenimentul se desfăşoară în centre de convenţii, acestea având dimensiuni considerabile. Este posibilă angajarea de personal de la punctele de ambulanţă ale centrelor de caritate contra unei sume mici, iar acest lucru vă conferă linişte ştiind că dacă se petrec incidente medicale, acestea pot fi soluţionate cu rapiditate. ~Catering^ Serviciile de catering reprezintă adesea o parte foarte importantă din bugetul unui eveniment. În cazul în care oaspeţii călătoresc pe distanţe lungi pentru a participa la un eveniment, atunci cu siguranţă se vor aştepta să primească mâncare la sosire, iar dacă evenimentul durează mai mult decât câteva ore, poate fi necesară şi mai multă mâncare. Alegerile care pot fi făcute în ceea ce priveşte serviciile de catering sunt nenumărate şi fiecare eveniment va necesita un nivel diferit de servicii de catering. Companiile de catering pot pune la dispoziţie pentru eveniment gustări semi-preparate calde şi reci, care fie pot fi servite oaspeţilor de către ospătari, fie pot fi aşezate în stil bufet suedez. De regulă, companiile oferă diferite pachete, fiecare având un cost diferit per invitat şi oferind diferite tipuri de mâncare. Poate fi indicat să serviţi băuturi răcoritoare la sosire, oferindu-le oamenilor ocazia de a socializa şi asigurând un moment de relaxare pentru oaspeţii care au călătorit pe distanţe lungi. În cazul evenimentelor mai mici, restaurantul unui hotel sau alte locaţii comune pot pune la dispoziţie servicii de catering. În cazul evenimentelor mai mici pot fi folosite şi produsele de tip catering preparate acasă, pentru că, în general, oaspeţii se aşteaptă la mici gustări şi sandvişuri. Este important ca nivelul serviciilor de catering să fie pe măsura evenimentului - dacă exageraţi în ceea ce priveşte serviciile de catering, rămân preparate neconsumate şi atrageţi costuri inutile. Pentru a păstra costurile scăzute, puteţi trimite în avans oaspeţilor o variantă de meniu, permiţându-le să îşi aleagă preparatele dorite. Astfel reduceţi risipa, pentru că fiecare invitat va fi servit doar cu preparatele alese. ~Agenţii^ Există agenţii de organizare evenimente şi agenţii de rezervare cazare care vă pot ajuta la planificarea şi derularea oricărui eveniment. Aceste agenţii pot percepe sau nu un onorariu, dar pot reprezenta un instrument foarte util. Cele mai multe agenţii pot negocia cu furnizorii şi au experienţă în gestionarea diferitelor situaţii şi soluţionarea oricăror probleme care pot apărea. O agenţie poate găsi locaţii corespunzătoare, vă prezintă o listă cu cele mai potrivite şi negociază un preţ bun cu locaţia aleasă. De asemenea, agenţiile pot găsi spaţii de cazare potrivite şi pot face rezervare pentru acestea. Există agenţii care pun la dispoziţie un reprezentant care, în ziua evenimentului, să se ocupe de orice probleme care ar putea apărea. Este recomandat să căutaţi informaţii despre agenţie şi să citiţi cu atenţie contractul înainte de a semna. Unele agenţii au mai multă experienţă decât altele, iar altele se pot ocupa doar de un anumit tip de eveniment. Un astfel de exemplu este organizatorul de nunţi, care va fi mult mai potrivit pentru organizarea unei nunţi decât o agenţie de organizare evenimente cu caracter general.

Locaţie

~Planificare^ În cazul oricărui eveniment, planificarea este, cel mai probabil, punctul central al procesului de organizare. Un plan şi un buget detaliate vor garanta că toată lumea ştie exact ce are de făcut, când trebuie făcut şi cât ar trebui să coste. Planul trebuie să abordeze motivele care stau la baza organizării evenimentului şi cel mai bun mod prin care poate fi atins obiectivul. Este important să luaţi în considerare impactul posibil al evenimentului asupra publicului ţintă şi cel mai bun mod de a transmite oaspeţilor posibili orice informaţie referitoare la eveniment. Trebuie să vă cunoaşteţi priorităţile înainte de a începe; de exemplu, există variaţii mari în costul aferent serviciului de catering, aşa că este indicat să stabiliţi în avans priorităţile. Data evenimentului este, de asemenea, un factor important care trebuie avut în vedere - aveţi grijă să evitaţi sărbători religioase sau naţionale şi orice alte evenimente importante care se desfăşoară în apropiere, la aceeaşi dată. Un alt eveniment mare, într-o locaţie asemănătoare celei alese, nu numai că va distrage atenţia, dar ar putea determina o creştere a costurilor aferente aspectelor care sunt esenţiale pentru un eveniment de succes. Stabiliţi cum vă veţi informa potenţialii oaspeţi cu privire la eveniment şi modul în care aceştia vor răspunde; pot fi aplicate diferite soluţii, în funcţie de amploarea evenimentului. Este indicat să vă întrebaţi oaspeţii dacă au cerinţe speciale. De exemplu, oaspeţii cu dizabilităţi fizice pot avea nevoie de instalarea unor rampe pentru scaunele cu rotile, iar oaspeţii care suferă de diabet pot solicita servirea unor preparate speciale. Aceste cerinţe speciale pot influenţa alegerea locaţiei, motiv pentru care este indicat să aflaţi din timp nevoile oaspeţilor. ~Locaţie^ Alegerea locaţiei potrivite este vitală pentru a vă asigura că evenimentul va fi unul de succes. Opţiunile pot fi nenumărate şi fiecare eveniment ca avea cerinţe diferite şi un buget diferit. Pentru alegerea locaţiei poate fi folosită o agenţie care se ocupă rezervări cazare, iar acest lucru poate economisi şi timp şi bani. Pentru evenimente mai mici, locaţiile potrivite pot include capele de biserică, săli mici de conferinţă şi clădiri publice. Cu siguranţă, costul va fi un factor important în planificarea evenimentelor de dimensiuni mai mici şi, având în vedere faptul că locaţia concentrează cea mai mare parte din costuri, este importantă alegerea unei locaţii cu un preţ potrivit. În cazul evenimentelor mai mari, opţiunile legate de locaţie sunt şi mai multe - arenele sportive şi sălile mari de conferinţe sunt doar câteva dintre locaţiile clasice pentru evenimentele de afaceri. Totuşi, devine din ce în ce mai populară folosirea de locaţii neobişnuite şi interesante pentru a atrage atenţia asupra evenimentului. De ce, de exemplu, nu aveţi în vedere închirierea unui yacht sau a unui feribot? Aceste locaţii sunt disponibile doar organizatorilor cu buget destul de mare, dar pot genera interes, publicitate şi cresc gradul de participare la un eveniment. Poziţionarea locaţiei este vitală pentru a garanta că participanţii pot şi doresc să călătorească pentru a ajunge la eveniment. Este important să existe legături între mijloacele de transport; luaţi în considerare modul în care invitaţii vor ajunge la eveniment, iar apoi asiguraţi-vă că locaţia este uşor accesibilă acestor mijloace de transport. Dacă la eveniment urmează să participe persoane care locuiesc în zonă, în ţară sau în străinătate, este bine să aveţi în vedere o locaţie care asigură accesul către autostrăzi, căi ferate şi aeroporturi. ~Hoteluri^ În cazul în care participanţii călătoresc pe distanţe lungi pentru a ajunge la eveniment, atunci planul trebuie să ia în considerare asigurarea de cazare la hotel. Pentru anumite evenimente, poate fi inclusă cazarea la hotel - aceasta este o opţiune des întâlnită în cazul conferinţelor de afaceri, pentru că îi va încuraja pe delegaţi să participe. Dacă alegeţi cazarea la hotel, încercaţi să alegeţi hotelul care se află în apropierea locaţiei evenimentului, pentru că este posibil ca participanţii să nu dispună de mijloace proprii de transport şi pot fi reticenţi vizavi de ideea de a plăti curse cu taxiul sau de a închiria maşini. Calitatea hotelului nu ar trebui să depăşească valoarea evenimentului, pentru că accentul ar trebui pus pe cuprinsul evenimentului, nu pe calitatea serviciilor de cazare la hotel. Dacă faceţi rezervare pentru un număr mare de camere pentru oaspeţi, încercaţi să negociaţi o reducere cu conducerea hotelului. Le puteţi pune oaspeţilor la dispoziţie o listă cu oferte de cazare, ajutându-i să aleagă unde doresc să stea. ~Evenimente în aer liber^ Evenimentele în aer liber pot fi de succes şi pot fi mai atrăgătoare decât evenimentele tradiţionale desfăşurate în spaţii acoperite. Totuşi, organizarea unui eveniment în aer liber poate aduce câteva probleme specifice. Dacă este un eveniment mare, există riscul să aveţi musafiri nepoftiţi, iar acest lucru poate duce la creşterea costurilor şi atrage potenţiale riscuri de securitate pentru eveniment. Asiguraţi-vă că locaţia aleasă pentru evenimentul în aer liber dispune de facilităţile relevante; toaletele aflate în apropiere, încăperile de schimb şi spaţiile de parcare pot contribui la succesul evenimentului. Pentru evenimente mai mari, este recomandată angajarea de personal de securitate - după cum este menţionat mai sus; acesta se poate asigura că musafirii nepoftiţi nu pot intra. Este bine să verificaţi starea vremii în apropierea datei oricărui eveniment în aer liber: astfel veţi fi siguri că toate serviciile sunt pregătite. Acestea sunt disponibile pe internet, gratuit, pe zece zile în avans şi vă pot anunţa din timp de eventualitatea petrecerii unor fenomene meteorologice care vă pot strica evenimentul. Poate fi indicat să aveţi un plan „B”, pentru cazul în care vremea poate face probleme; trebuie să aveţi în vedere mijloace de transport şi locaţii alternative. Fiind disponibile în diferite dimensiuni pentru a deservi evenimente de multe tipuri, corturile de mari dimensiuni reprezintă o soluţie foarte bună, indiferent de starea vremii şi înlătură grijile despre condiţiile de ploaie. ~Personal^ În cazul evenimentelor de mari dimensiuni şi al spaţiilor mari pentru evenimente, de tipul centrelor de convenţii, angajarea de personal poate fi cea mai bună alegere pentru a asigura buna desfăşurare a evenimentului. Anumite locaţii pun la dispoziţie personalul propriu care se poate ocupa de bar şi de servirea mâncărurilor, iar alte locaţii nu includ personal, aşa că trebuie să ştiţi exact ce anume este inclus. Agenţiile de personal pot pune la dispoziţie personal calificat pentru locaţiile care nu oferă personal. Este nevoie de personal care să întâmpine invitaţii şi care să servească la bar, dacă oferiţi mâncare şi băutură - cu toate că o masă în stil bufet suedez ar putea fi o idee bună pentru a reduce costurile. Trebuie să aveţi în vedere şi nivelul de pregătire pe care îl doriţi din partea personalului; de exemplu, ospătarii foarte experimentaţi pot da un aer special, la fel ca şi personalul de la bar, care are experienţă în prepararea cocktail-urilor. Alegerea personalului care se ocupă de divertisment se poate dovedi dificilă, iar tipul de divertisment este, evident, diferit în funcţie de eveniment. În cazul evenimentelor pentru familii, de ce nu luaţi în considerare un magician, o persoană care pictează pe feţe sau un comic pentru copii? Sau, pentru un eveniment mai serios, personalul care se ocupă de divertisment poate include cântăreţi şi dansatori. Asiguraţi-vă că există suficient personal care întâmpină invitaţii; adesea sunt persoane care ajung târziu, iar existenţa unei liste cu persoanele care încă trebuie să ajungă poate ajuta la luarea unei decizii de întârziere a evenimentului. Trebuie să existe personal pentru curăţarea locului înainte, după sau în timpul evenimentului. În cazul evenimentelor mari, ar trebui să luaţi în considerare angajarea de personal medical în caz că apar probleme, mai ales dacă evenimentul se desfăşoară în centre de convenţii, acestea având dimensiuni considerabile. Este posibilă angajarea de personal de la punctele de ambulanţă ale centrelor de caritate contra unei sume mici, iar acest lucru vă conferă linişte ştiind că dacă se petrec incidente medicale, acestea pot fi soluţionate cu rapiditate. ~Catering^ Serviciile de catering reprezintă adesea o parte foarte importantă din bugetul unui eveniment. În cazul în care oaspeţii călătoresc pe distanţe lungi pentru a participa la un eveniment, atunci cu siguranţă se vor aştepta să primească mâncare la sosire, iar dacă evenimentul durează mai mult decât câteva ore, poate fi necesară şi mai multă mâncare. Alegerile care pot fi făcute în ceea ce priveşte serviciile de catering sunt nenumărate şi fiecare eveniment va necesita un nivel diferit de servicii de catering. Companiile de catering pot pune la dispoziţie pentru eveniment gustări semi-preparate calde şi reci, care fie pot fi servite oaspeţilor de către ospătari, fie pot fi aşezate în stil bufet suedez. De regulă, companiile oferă diferite pachete, fiecare având un cost diferit per invitat şi oferind diferite tipuri de mâncare. Poate fi indicat să serviţi băuturi răcoritoare la sosire, oferindu-le oamenilor ocazia de a socializa şi asigurând un moment de relaxare pentru oaspeţii care au călătorit pe distanţe lungi. În cazul evenimentelor mai mici, restaurantul unui hotel sau alte locaţii comune pot pune la dispoziţie servicii de catering. În cazul evenimentelor mai mici pot fi folosite şi produsele de tip catering preparate acasă, pentru că, în general, oaspeţii se aşteaptă la mici gustări şi sandvişuri. Este important ca nivelul serviciilor de catering să fie pe măsura evenimentului - dacă exageraţi în ceea ce priveşte serviciile de catering, rămân preparate neconsumate şi atrageţi costuri inutile. Pentru a păstra costurile scăzute, puteţi trimite în avans oaspeţilor o variantă de meniu, permiţându-le să îşi aleagă preparatele dorite. Astfel reduceţi risipa, pentru că fiecare invitat va fi servit doar cu preparatele alese. ~Agenţii^ Există agenţii de organizare evenimente şi agenţii de rezervare cazare care vă pot ajuta la planificarea şi derularea oricărui eveniment. Aceste agenţii pot percepe sau nu un onorariu, dar pot reprezenta un instrument foarte util. Cele mai multe agenţii pot negocia cu furnizorii şi au experienţă în gestionarea diferitelor situaţii şi soluţionarea oricăror probleme care pot apărea. O agenţie poate găsi locaţii corespunzătoare, vă prezintă o listă cu cele mai potrivite şi negociază un preţ bun cu locaţia aleasă. De asemenea, agenţiile pot găsi spaţii de cazare potrivite şi pot face rezervare pentru acestea. Există agenţii care pun la dispoziţie un reprezentant care, în ziua evenimentului, să se ocupe de orice probleme care ar putea apărea. Este recomandat să căutaţi informaţii despre agenţie şi să citiţi cu atenţie contractul înainte de a semna. Unele agenţii au mai multă experienţă decât altele, iar altele se pot ocupa doar de un anumit tip de eveniment. Un astfel de exemplu este organizatorul de nunţi, care va fi mult mai potrivit pentru organizarea unei nunţi decât o agenţie de organizare evenimente cu caracter general.

Hoteluri

~Planificare^ În cazul oricărui eveniment, planificarea este, cel mai probabil, punctul central al procesului de organizare. Un plan şi un buget detaliate vor garanta că toată lumea ştie exact ce are de făcut, când trebuie făcut şi cât ar trebui să coste. Planul trebuie să abordeze motivele care stau la baza organizării evenimentului şi cel mai bun mod prin care poate fi atins obiectivul. Este important să luaţi în considerare impactul posibil al evenimentului asupra publicului ţintă şi cel mai bun mod de a transmite oaspeţilor posibili orice informaţie referitoare la eveniment. Trebuie să vă cunoaşteţi priorităţile înainte de a începe; de exemplu, există variaţii mari în costul aferent serviciului de catering, aşa că este indicat să stabiliţi în avans priorităţile. Data evenimentului este, de asemenea, un factor important care trebuie avut în vedere - aveţi grijă să evitaţi sărbători religioase sau naţionale şi orice alte evenimente importante care se desfăşoară în apropiere, la aceeaşi dată. Un alt eveniment mare, într-o locaţie asemănătoare celei alese, nu numai că va distrage atenţia, dar ar putea determina o creştere a costurilor aferente aspectelor care sunt esenţiale pentru un eveniment de succes. Stabiliţi cum vă veţi informa potenţialii oaspeţi cu privire la eveniment şi modul în care aceştia vor răspunde; pot fi aplicate diferite soluţii, în funcţie de amploarea evenimentului. Este indicat să vă întrebaţi oaspeţii dacă au cerinţe speciale. De exemplu, oaspeţii cu dizabilităţi fizice pot avea nevoie de instalarea unor rampe pentru scaunele cu rotile, iar oaspeţii care suferă de diabet pot solicita servirea unor preparate speciale. Aceste cerinţe speciale pot influenţa alegerea locaţiei, motiv pentru care este indicat să aflaţi din timp nevoile oaspeţilor. ~Locaţie^ Alegerea locaţiei potrivite este vitală pentru a vă asigura că evenimentul va fi unul de succes. Opţiunile pot fi nenumărate şi fiecare eveniment ca avea cerinţe diferite şi un buget diferit. Pentru alegerea locaţiei poate fi folosită o agenţie care se ocupă rezervări cazare, iar acest lucru poate economisi şi timp şi bani. Pentru evenimente mai mici, locaţiile potrivite pot include capele de biserică, săli mici de conferinţă şi clădiri publice. Cu siguranţă, costul va fi un factor important în planificarea evenimentelor de dimensiuni mai mici şi, având în vedere faptul că locaţia concentrează cea mai mare parte din costuri, este importantă alegerea unei locaţii cu un preţ potrivit. În cazul evenimentelor mai mari, opţiunile legate de locaţie sunt şi mai multe - arenele sportive şi sălile mari de conferinţe sunt doar câteva dintre locaţiile clasice pentru evenimentele de afaceri. Totuşi, devine din ce în ce mai populară folosirea de locaţii neobişnuite şi interesante pentru a atrage atenţia asupra evenimentului. De ce, de exemplu, nu aveţi în vedere închirierea unui yacht sau a unui feribot? Aceste locaţii sunt disponibile doar organizatorilor cu buget destul de mare, dar pot genera interes, publicitate şi cresc gradul de participare la un eveniment. Poziţionarea locaţiei este vitală pentru a garanta că participanţii pot şi doresc să călătorească pentru a ajunge la eveniment. Este important să existe legături între mijloacele de transport; luaţi în considerare modul în care invitaţii vor ajunge la eveniment, iar apoi asiguraţi-vă că locaţia este uşor accesibilă acestor mijloace de transport. Dacă la eveniment urmează să participe persoane care locuiesc în zonă, în ţară sau în străinătate, este bine să aveţi în vedere o locaţie care asigură accesul către autostrăzi, căi ferate şi aeroporturi. ~Hoteluri^ În cazul în care participanţii călătoresc pe distanţe lungi pentru a ajunge la eveniment, atunci planul trebuie să ia în considerare asigurarea de cazare la hotel. Pentru anumite evenimente, poate fi inclusă cazarea la hotel - aceasta este o opţiune des întâlnită în cazul conferinţelor de afaceri, pentru că îi va încuraja pe delegaţi să participe. Dacă alegeţi cazarea la hotel, încercaţi să alegeţi hotelul care se află în apropierea locaţiei evenimentului, pentru că este posibil ca participanţii să nu dispună de mijloace proprii de transport şi pot fi reticenţi vizavi de ideea de a plăti curse cu taxiul sau de a închiria maşini. Calitatea hotelului nu ar trebui să depăşească valoarea evenimentului, pentru că accentul ar trebui pus pe cuprinsul evenimentului, nu pe calitatea serviciilor de cazare la hotel. Dacă faceţi rezervare pentru un număr mare de camere pentru oaspeţi, încercaţi să negociaţi o reducere cu conducerea hotelului. Le puteţi pune oaspeţilor la dispoziţie o listă cu oferte de cazare, ajutându-i să aleagă unde doresc să stea. ~Evenimente în aer liber^ Evenimentele în aer liber pot fi de succes şi pot fi mai atrăgătoare decât evenimentele tradiţionale desfăşurate în spaţii acoperite. Totuşi, organizarea unui eveniment în aer liber poate aduce câteva probleme specifice. Dacă este un eveniment mare, există riscul să aveţi musafiri nepoftiţi, iar acest lucru poate duce la creşterea costurilor şi atrage potenţiale riscuri de securitate pentru eveniment. Asiguraţi-vă că locaţia aleasă pentru evenimentul în aer liber dispune de facilităţile relevante; toaletele aflate în apropiere, încăperile de schimb şi spaţiile de parcare pot contribui la succesul evenimentului. Pentru evenimente mai mari, este recomandată angajarea de personal de securitate - după cum este menţionat mai sus; acesta se poate asigura că musafirii nepoftiţi nu pot intra. Este bine să verificaţi starea vremii în apropierea datei oricărui eveniment în aer liber: astfel veţi fi siguri că toate serviciile sunt pregătite. Acestea sunt disponibile pe internet, gratuit, pe zece zile în avans şi vă pot anunţa din timp de eventualitatea petrecerii unor fenomene meteorologice care vă pot strica evenimentul. Poate fi indicat să aveţi un plan „B”, pentru cazul în care vremea poate face probleme; trebuie să aveţi în vedere mijloace de transport şi locaţii alternative. Fiind disponibile în diferite dimensiuni pentru a deservi evenimente de multe tipuri, corturile de mari dimensiuni reprezintă o soluţie foarte bună, indiferent de starea vremii şi înlătură grijile despre condiţiile de ploaie. ~Personal^ În cazul evenimentelor de mari dimensiuni şi al spaţiilor mari pentru evenimente, de tipul centrelor de convenţii, angajarea de personal poate fi cea mai bună alegere pentru a asigura buna desfăşurare a evenimentului. Anumite locaţii pun la dispoziţie personalul propriu care se poate ocupa de bar şi de servirea mâncărurilor, iar alte locaţii nu includ personal, aşa că trebuie să ştiţi exact ce anume este inclus. Agenţiile de personal pot pune la dispoziţie personal calificat pentru locaţiile care nu oferă personal. Este nevoie de personal care să întâmpine invitaţii şi care să servească la bar, dacă oferiţi mâncare şi băutură - cu toate că o masă în stil bufet suedez ar putea fi o idee bună pentru a reduce costurile. Trebuie să aveţi în vedere şi nivelul de pregătire pe care îl doriţi din partea personalului; de exemplu, ospătarii foarte experimentaţi pot da un aer special, la fel ca şi personalul de la bar, care are experienţă în prepararea cocktail-urilor. Alegerea personalului care se ocupă de divertisment se poate dovedi dificilă, iar tipul de divertisment este, evident, diferit în funcţie de eveniment. În cazul evenimentelor pentru familii, de ce nu luaţi în considerare un magician, o persoană care pictează pe feţe sau un comic pentru copii? Sau, pentru un eveniment mai serios, personalul care se ocupă de divertisment poate include cântăreţi şi dansatori. Asiguraţi-vă că există suficient personal care întâmpină invitaţii; adesea sunt persoane care ajung târziu, iar existenţa unei liste cu persoanele care încă trebuie să ajungă poate ajuta la luarea unei decizii de întârziere a evenimentului. Trebuie să existe personal pentru curăţarea locului înainte, după sau în timpul evenimentului. În cazul evenimentelor mari, ar trebui să luaţi în considerare angajarea de personal medical în caz că apar probleme, mai ales dacă evenimentul se desfăşoară în centre de convenţii, acestea având dimensiuni considerabile. Este posibilă angajarea de personal de la punctele de ambulanţă ale centrelor de caritate contra unei sume mici, iar acest lucru vă conferă linişte ştiind că dacă se petrec incidente medicale, acestea pot fi soluţionate cu rapiditate. ~Catering^ Serviciile de catering reprezintă adesea o parte foarte importantă din bugetul unui eveniment. În cazul în care oaspeţii călătoresc pe distanţe lungi pentru a participa la un eveniment, atunci cu siguranţă se vor aştepta să primească mâncare la sosire, iar dacă evenimentul durează mai mult decât câteva ore, poate fi necesară şi mai multă mâncare. Alegerile care pot fi făcute în ceea ce priveşte serviciile de catering sunt nenumărate şi fiecare eveniment va necesita un nivel diferit de servicii de catering. Companiile de catering pot pune la dispoziţie pentru eveniment gustări semi-preparate calde şi reci, care fie pot fi servite oaspeţilor de către ospătari, fie pot fi aşezate în stil bufet suedez. De regulă, companiile oferă diferite pachete, fiecare având un cost diferit per invitat şi oferind diferite tipuri de mâncare. Poate fi indicat să serviţi băuturi răcoritoare la sosire, oferindu-le oamenilor ocazia de a socializa şi asigurând un moment de relaxare pentru oaspeţii care au călătorit pe distanţe lungi. În cazul evenimentelor mai mici, restaurantul unui hotel sau alte locaţii comune pot pune la dispoziţie servicii de catering. În cazul evenimentelor mai mici pot fi folosite şi produsele de tip catering preparate acasă, pentru că, în general, oaspeţii se aşteaptă la mici gustări şi sandvişuri. Este important ca nivelul serviciilor de catering să fie pe măsura evenimentului - dacă exageraţi în ceea ce priveşte serviciile de catering, rămân preparate neconsumate şi atrageţi costuri inutile. Pentru a păstra costurile scăzute, puteţi trimite în avans oaspeţilor o variantă de meniu, permiţându-le să îşi aleagă preparatele dorite. Astfel reduceţi risipa, pentru că fiecare invitat va fi servit doar cu preparatele alese. ~Agenţii^ Există agenţii de organizare evenimente şi agenţii de rezervare cazare care vă pot ajuta la planificarea şi derularea oricărui eveniment. Aceste agenţii pot percepe sau nu un onorariu, dar pot reprezenta un instrument foarte util. Cele mai multe agenţii pot negocia cu furnizorii şi au experienţă în gestionarea diferitelor situaţii şi soluţionarea oricăror probleme care pot apărea. O agenţie poate găsi locaţii corespunzătoare, vă prezintă o listă cu cele mai potrivite şi negociază un preţ bun cu locaţia aleasă. De asemenea, agenţiile pot găsi spaţii de cazare potrivite şi pot face rezervare pentru acestea. Există agenţii care pun la dispoziţie un reprezentant care, în ziua evenimentului, să se ocupe de orice probleme care ar putea apărea. Este recomandat să căutaţi informaţii despre agenţie şi să citiţi cu atenţie contractul înainte de a semna. Unele agenţii au mai multă experienţă decât altele, iar altele se pot ocupa doar de un anumit tip de eveniment. Un astfel de exemplu este organizatorul de nunţi, care va fi mult mai potrivit pentru organizarea unei nunţi decât o agenţie de organizare evenimente cu caracter general.